创新组织认识到agentic AI的用途，渴望快速利用它——搜索是最明显且即刻的变革性好处之一。 如今的领先公司正在实施内部AI搜索，以解决工作中一些最基本和浪费时间的方面：寻找信息、创建更新备忘录以及获取关于项目、客户和团队的最新详细信息。
AI内部搜索工具可以使存储在各种格式和数据库中的信息变得可搜索；然后它可以根据不同的信息袋来回答问题。 虽然本质上很简单，但它却是新颖的，因为它需要收集、检索、评估、引用和翻译成千上万TB的数据以提供可对话和可操作的答案。 这些操作得益于AI的最新进展，而这些工具的功能每天都在变得更快、更令人印象深刻。
正因为如此，在几乎每一个想在AI时代竞争的组织中，内部AI搜索将成为标准需求。 它加快信息流动并消除孤岛，使团队能够更快地取得进展并提高生产力，同时减少员工离职时的负担。
与所有革命性技术一样，内部AI搜索引入了新的考虑因素。 制定一个专门的AI搜索政策来指导该工具的部署和使用，可以帮助限制风险，同时不遗漏其提供的巨大生产力优势。 本文将帮助您的IT和法律团队做到这一点。
调节公司内部信息流的治理框架是塑造AI搜索政策的关键因素。 它不仅影响您选择的产品，还影响数据在整个组织中如何构建、访问和保护。
内部AI搜索工具通常在顶层或底层治理框架中运行。
在顶层实施模型的情况下，IT团队与组织领导合作，决定适用于各个部门、团队和级别的授权和认证规则，根据他们的判断锁定和解锁访问权限。这些限制的目标是避免“泄露”机密信息或其他可能敏感或对不同个人不相关的细节。 除了实施成本非常高之外，这些工具还需要大量前期工作和上传时间，即使项目成员非常投入，可能仍会忽略或遗漏一些可能意外传播和共享的内容。
Read AI采用了自下而上的方法。 通过自下而上的实施策略，公司可以设置限制或一个框架来确定哪些信息可以存储在中央数据库中，哪些不可以，但这让员工可以在个案基础上做出决定。
类似于每个知识工作者都熟悉向同事或更大团队转发电子邮件的益处和风险，以及人们今日识别将照片发布到‘亲密好友’或‘所有追随者’之间的区别，同样的规则也适用。 决定是否与另一个工作区合作者共享Google文档或会议报告，由个人自主进行，这样的决定让文档内的信息可以通过内部AI搜索进行搜索。
Read AI采用了自下而上的治理框架，因为我们相信自上而下的策略引入了繁重的官僚主义，没有真正提供更好的保护。 自上而下的工具非常昂贵，需要IT团队承担巨大的前期工作和责任。 即使在最谨慎的实施下，高级别、集中化的方法依然会留下缺口，使得预测和防止每一个意外的数据曝光变得困难。
无论IT领导选择什么路径，内部AI搜索政策应介绍该方法、解释决策并列出风险——理想情况下，在部门、团队和个人层面上。
如同所有伟大的解决方案一样，并不是所有的内部AI搜索工具都同样优秀。 尽管像Read AI这样的公司优先考虑隐私和安全性，但这些标准尚未统一。
以下问题帮助确定一个平台是否符合您组织的安全性、隐私性和合规性要求：
虽然Read AI解决了所有这些问题，但并不是所有AI搜索提供商都同等程度地优先考虑数据保护。 严格的采购流程可以确保只有值得信赖、安全且合规的工具才能被整合到公司的工作流程中。
根据您的行业以及公司所在的位置，您将面临不同的法律和监管要求。 当地、国家和国际法律涉及版权、数据保护和错误信息将成为公司需要满足的最低要求，从而形成任何AI搜索政策的基础。 您将希望与您的法律团队或外部顾问一起审查这些考虑事项，然后再继续。
即使是最先进的AI搜索工具，如果没有适当的用户培训，也可能达不到预期效果。 未能在搜索策略中解决这些方面的问题，可能会带来不必要的风险，并阻碍员工充分利用该工具。
对于顶层实施，培训应清晰地概述不同角色和部门可以访问什么信息。 它还应解决隐私问题，比如如果员工偶然发现并不适合他们的信息时应该如何处理。
底层方法的优点在于它遵循一种大多数人从其他应用程序和服务中熟悉的标准心理模型，包括电子邮件和社交媒体。 这减少了组织创建、安排和要求培训的负担。
当培训是可取的时，应该说明如何有效地导航平台和利用其功能。 提示最佳实践可以帮助员工获得更好的结果，使他们的搜索更高效。 解决隐私问题，例如员工意外发现某些不适合他们的信息，可能在顶层策略中是有帮助的。
在您的内部AI搜索政策中设定关键绩效指标（KPI）以确保您使用的AI模型准确、高效，并提供强有力的投资回报。 定义明确的KPI可以帮助团队衡量其AI搜索工具的成功并发现改进的空间。
要确定最相关的KPI，需咨询您的整体业务战略并识别您希望通过AI搜索工具解决的问题。 例如，如果您的目标是提高客户支持团队的效率，您可能会设定关于平均解决时间的KPI。
评估公司范围内搜索采用情况的更广泛的KPI包括：
可能已经有一些团队制定了一些方针，以指导AI的实施和使用，法律团队以及员工也明白，随着对AI投资的持续，这些方针会有所改变。
正如漫威的本叔所说，“能力越大，责任越大。” 制定内部AI搜索策略（或扩展现有的AI治理策略）提供了明确性和指导原则，适用于领导层和个人用户。 这将帮助您的公司充分利用这项技术，同时尽可能减少风险。
Read AI通过自下而上的治理和对隐私及数据管理的无与伦比的承诺，使内部搜索更智能、更快、更安全。
Read AI采用了自下而上的治理框架，因为我们相信自上而下的策略引入了繁重的官僚主义，没有真正提供更好的保护。
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