随着公司将人工智能整合到其运营中，实施确保其负责任使用和合规的明确政策至关重要。 为了使我们的生产力平台容易使用，我们列出了认为必须的AI政策要点，它们既适用于我们 的工作伙伴协作工具，也适用于更广泛的AI指南。
我们的平台构建强调透明性和个人控制，同时充分考虑实施所需的重要企业要求。 作为一个独立的平台，我们与市场上许多最大应用程序原生兼容，特别施行所需的治理和安全措施，适用于从健康和人类服务到金融的严格使用案例。 为此，我们列出了与一般AI政策各部分相关的平台特点。 我们希望确保每位客户及潜在客户清晰了解我们如何解决当今组织面临的一些突出安全和合规考虑。
在实施AI时，公司政策可能会涉及潜在风险和机遇。 明确的范围有助于企业识别哪些技术属于其AI治理框架范围内。 政策应具备足够的广度，以涵盖第三方或公共可用的AI工具，同时为各种使用实例提供具体规定和描述。 （如往常一样，起草政策时请咨询自己的法律团队。）
组织必须优先考虑透明的用户同意和控制机制。 当AI与个人交互时，不论是内部还是外部，必须以透明的方式进行。 用户必须确保个人知道他们何时与AI互动以及AI正在收集、处理或使用什么数据。 关于AI在每次交互中的角色的清楚披露让用户能保持知情并能做出控制。
Read AI通过多层次的隐私保护方法，展示此构建， 包括明确的录音通知，并为所有会议参与者提供简单的退出功能。 这是一个独特的功能（尽管在某些州是强制要求），我们知道透明性的基础建立了长期的信任和接受度。
谈到数据隐私，信任始于控制和可见性。 AI系统应该遵守主要规定，确保个人信息被匿名化和加密。 在Read AI，我们观察到领先组织正在通过提供对所收集、处理和存储数据的细粒度控制，将强大的隐私协议嵌入其AI实现中。 AI工具不应被授予或假定自动数据访问权限。
具体来说，AI系统必须遵循所有适用的数据保护法规。 企业组织应要求强大的管理控制，同时尊重个人隐私。 一个全面的方法包括可定制的保留策略和细粒度的工作空间设置，以满足各种合规需求。
组织还必须实施严格的数据处理协议和安全措施。 这包括数据处理程序的清楚记录和对敏感信息的有限访问。 AI工具只应处理用户有权访问的数据，并且未经明确同意不能存储或使用数据，以保护用户和客户数据。Read遵循SOC2和Type2以及HIPAA合规性的所有必要保障措施。 Read提供完全可定制的数据保留规则；音频、视频和转录访问的控制；工作区域级别的集成管理；以及分发控制。 Read还透明公开地记录所有隐私特性，并使用户能够对数据共享和保留进行细粒度控制。 我们的搜索助理工具也遵循严格的自下而上的共享控制和治理。 点击此处查看更多。 在Read AI，只有我们的专有第一方模型用于数据处理。 客户体验数据默认不共享。 Read不会根据客户数据进行训练，除非有客户选择加入（目前只有约10-15%的客户选择加入）。 Read 从不存储内容，我们实施明确的数据删除协议和验证。 标准的安全云基础设施，数据大部分存储在美国。 （对于选择加入HIPAA合规的人来说，所有数据都存储在此）。
起草政策时，应指出个人数据必须在可能的情况下匿名化，并以加密标准安全存储，且应定期进行审计以确保遵循数据隐私政策。
在保护个人隐私同时实现协作需要谨慎的平衡。 实施用户控制的共享机制可以确保数据保护，同时维护生产力。 作为任何政策的一部分，公司应指定一位AI治理官员负责政策执行和更新，并审查透明和可审计性所需的日志。
Read AI提供内容分享的个人控制 （我们认为这不应是自上而下的流程）。 我们还提供数据访问的细粒度权限和共享内容的清晰审核跟踪。 我们的客户服务团队可以为企业团队提供所需的详细信息。
虽然Read AI不从开放的网络创建AI生成内容，但这种工具的考虑可能会包括在一般AI政策中。 公司必须有清晰的程序来应对AI相关事件并减轻潜在伤害，并且AI应被持续监控以检测非预期行为，并在必要时允许人工干预。
组织还应明确区分哪些任务可以完全自动化，哪些需要人工干预。 对于高风险决策——例如招聘或财务批准——可能始终需要有人的参与。 这些决策可以由指定的AI伦理委员会作出，监督AI的部署和确保与公司价值观的一致性。
AI透明性的重要组成部分是确保所有外部通信，包括营销资料、客户服务响应和报告，均准确且由人核实。 像Read AI的搜索助理工具会在所有生成的输出中包含出处，以便用户知道信息的来源。 日志记录和监控系统确保AI操作保持透明和负责任，在降低风险的同时促进创新。
政策应定期更新以响应技术进步和法规变化。 尽可能的情况下，应当将伦理AI原则嵌入企业文化中，以推动负责任的AI使用。 在Read AI，我们认识到，赋予用户透明性和控制能力会创建更强的信任、协作和生产力。 通过实施负责任的AI实践，公司可以创建一个环境，让创新蓬勃发展而不牺牲诚信。
如需产品演示或有关于工作空间控制的疑问，请联系我们的销售团队。
我们希望每位客户都能清楚地了解，我们如何应对当今组织面临的最重要的安全和合规挑战。
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