Wenn Ihr Produktmanager fragt: „Welches Feedback haben wir zum Onboarding-Flow im letzten Quartal erhalten?“ sie sollten nicht 45 Minuten damit verbringen, Slack-Threads, Zoom-Aufzeichnungen und E-Mail-Ketten zu durchsuchen. Suchtools für Unternehmen verwandeln diese Suchvorgänge in sekundenlange Suchanfragen, indem sie fragmentierte Informationen plattformübergreifend vereinheitlichen.
In diesem Leitfaden werden Suchtools für Unternehmen anhand dessen verglichen, was Wissensarbeitern wirklich wichtig ist: plattformübergreifende Abdeckung, Komplexität der Einrichtung, Sicherheitszertifizierungen und ob das Tool Besprechungsinhalte erfasst oder nur statische Dokumente indexiert.
Diese Tools stehen für unterschiedliche Ansätze der Unternehmenssuche, von dokumentenorientierten Plattformen bis hin zu KI-Assistenten, die Besprechungen automatisch aufzeichnen.
Lesen Sie KI ist ein KI-Assistent, der Unternehmenssuche mit automatischer Besprechungserfassung, E-Mail- und Kalenderunterstützung sowie Nachrichtensynthese kombiniert, um aus Ihren Anrufen, zufälligen Interaktionen, E-Mail-Threads, Chat-Nachrichten und verbundenen Dateien und Softwaresystemen ein persönliches Wissensdiagramm zu erstellen.
Sie können eine Frage zur Produktrecherche eingeben in Copilot suchen und finden Sie den genauen Zeitpunkt aus dem Forschungsbericht vom September heraus, an dem Ihr Designleiter Reibungspunkte erwähnt hat, sowie all das Hin und Her mit Kunden per E-Mail, Zendesk-Tickets und anderen wichtigen Informationen.
Die Einrichtung dauert 20 Minuten. Die Plattform stellt eine Verbindung zu Gmail, Drive, Messaging-Plattformen, verbundenen Softwarediensten und Ihrem Kalender her und beginnt dann sofort mit der Indizierung. Die 20 Stunden, die monatlich eingespart werden, fließen in strategische Arbeit zurück, anstatt Aufzeichnungen zu durchsuchen.
Lesen Sie, KI unterstützt die Einführung von unten nach oben: Teams können sofort beginnen und dann im gesamten Unternehmen expandieren, während sie immer noch die besten Sicherheits- und Verwaltungsmethoden eines Unternehmens berücksichtigen, wie sich herausstellt. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, bleiben ihre aufgezeichneten Interaktionen als Versicherung der Intelligenz zugänglich, sodass das institutionelle Wissen erhalten bleibt, das sonst verloren gehen würde.
Am besten geeignet für: Organisationen jeder Größe, die Teams, Meet, Zoom, Drive, OneNote, Slack, Notion, Asana und andere beliebte Plattformen verwenden, auf denen Wissen plattformübergreifend und nicht in einem zentralen Wiki gespeichert wird.
Sicherheit: SOC 2 Typ II, HIPAA-konform, DSGVO-konform, erbt Berechtigungen von verbundenen Plattformen.
Atlassian Confluence kombiniert eine Dokumentation im Wiki-Stil mit einer KI-gestützten Suche in Seiten, Kommentaren und angehängten Dateien.
Confluence funktioniert am besten, wenn es bereits dein Dokumentationszentrum ist. Suchanfragen geben Ergebnisse von Confluence-Seiten sowie verknüpfte Jira-Tickets zurück, sodass Projektmanager sowohl das Anforderungsdokument als auch die Tickets finden, die darauf verweisen. Organisationen, die andere Atlassian-Produkte (Jira, Trello, Bitbucket) verwenden, profitieren von einer einheitlichen Suche im gesamten Stack.
Am besten geeignet für: Organisationen, die Confluence bereits als zentrales Wiki verwenden, insbesondere Teams, die in das investiert haben Atlassian Ökosystem.
Sicherheit: SOC 2 Typ II, DSGVO-konforme, granulare Berechtigungskontrollen auf Bereich- und Seitenebene.
Glean stellt eine Verbindung zu über 100 Unternehmensanwendungen her und erstellt einen einheitlichen Index für alle Anwendungen. Die Plattform generiert KI-gestützte Antworten mit Zitaten, die auf Quelldokumente verweisen, sodass Benutzer überprüfen können, woher die Informationen stammen.
Die Implementierung erfordert professionelle Dienstleistungen. Die Berater von Glean arbeiten mit Ihrem IT-Team zusammen, um Konnektoren zu konfigurieren, die Relevanz zu optimieren und Berechtigungszuordnungen einzurichten. Rechnen Sie mit monatelangen Einrichtungsarbeiten, bevor Ihre Mitarbeiter Suchvorgänge durchführen, sowie mit laufenden Wartungsverträgen.
Die jährlichen Kosten liegen in der Regel im sechsstelligen Bereich, was die Akzeptanz auf Unternehmen beschränkt, die über eigene Budgets für die Suche verfügen.
Am besten geeignet für: Große Unternehmen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) mit IT-Ressourcen für die verwaltete Implementierung und einem Budget für mehrjährige Verträge.
Sicherheit: SOC 2 Typ II, FedRAMP-autorisiert, HIPAA-konform.
Squirro ist darauf spezialisiert, strukturierte Erkenntnisse aus unstrukturierten Dokumenten wie Verträgen, Forschungsberichten und behördlichen Unterlagen zu extrahieren.
Squirros Stärke liegt im Umgang mit komplexen Dokumentenbeziehungen in regulierten Branchen. Ein Compliance-Beauftragter, der nach Kontakten mit einer bestimmten Gegenpartei sucht, kann in einer einzigen Abfrage Erwähnungen in Kreditdokumenten, E-Mail-Korrespondenz und Risikobewertungen finden.
Am besten geeignet für: Finanzdienstleistungs-, Versicherungs- und Gesundheitsorganisationen mit großen Dokumentenablagen und strengen Prüfungsanforderungen.
Sicherheit: SOC 2 Typ II, ISO 27001, konfigurierbare Datenresidenz für regionale Konformität.
Guru bettet sich direkt in Slack, Microsoft Teams und Chrome ein. Anstatt zu einer separaten Suchoberfläche zu wechseln, sehen Mitarbeiter relevante Wissenskarten in ihren vorhandenen Tools.
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Konkurrenten in Slack erwähnt, zeigt Guru die neueste Battlecard. Diese kontextbezogene Bereitstellung sorgt für eine höhere Akzeptanz als Tools, bei denen Mitarbeiter daran denken müssen, zu suchen.
Am besten geeignet für: Organisationen, in denen die Akzeptanz davon abhängt, die Mitarbeiter in ihren bestehenden Arbeitsabläufen zu treffen, anstatt ein weiteres Tool zur Überprüfung hinzuzufügen.
Sicherheit: SOC 2 Typ II, HIPAA in Unternehmensplänen verfügbar.
Elastic bietet die Infrastrukturebene, die viele benutzerdefinierte Implementierungen der Unternehmenssuche unterstützt. Unternehmen mit technischen Ressourcen erstellen maßgeschneiderte Sucherlebnisse auf der Grundlage von Elasticsearch und konfigurieren Relevanzalgorithmen, Sicherheitsregeln und Datenpipelines, um spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Plattform verarbeitet riesige Datenmengen mit Echtzeitindizierung.
Ein E-Commerce-Unternehmen kann täglich Millionen von Produktaktualisierungen verarbeiten und gleichzeitig Suchantwortzeiten von unter einer Sekunde einhalten. Diese Flexibilität geht mit der Komplexität einher: Rechnen Sie mit speziellen Entwicklungszeiten für Implementierung und Wartung.
Am besten geeignet für: Unternehmen mit technischen Teams, die eine maßgeschneiderte Suche benötigen, die über das Angebot von Paketlösungen hinausgeht.
Sicherheit: Zugriffskontrollen auf Dokument- und Feldebene, verschlüsselte Daten bei der Übertragung und Speicherung, Auditprotokollierung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Bevor Sie Tools vergleichen, sollten Sie sich mit den Bewertungskriterien vertraut machen, die für Unternehmen geeignete Plattformen von der einfachen Suche unterscheiden.
Jedes Tool zur Unternehmenssuche, das Sie evaluieren, sollte mindestens über eine SOC 2 Type II-Zertifizierung verfügen. Typ II bedeutet, dass der Anbieter ein Sicherheitsaudit bestanden hat, bei dem seine Systeme über mehrere Monate getestet wurden, und nicht nur über einen einzigen Snapshot.
Ihre Branche bestimmt, welche zusätzlichen Zertifizierungen wichtig sind. Organisationen im Gesundheitswesen benötigen HIPAA-konforme Anbieter mit unterzeichneten Geschäftspartnervereinbarungen (BaaS).
Ohne ein BAA trägt Ihr Unternehmen die volle Haftung für jede Datenschutzverletzung, die geschützte Gesundheitsinformationen betrifft.
Finanzdienstleistungsunternehmen benötigen in der Regel SOC 2 plus ISO 27001.
Wenn Sie Tools evaluieren, die Besprechungsaufzeichnungen aufzeichnen (nicht nur Dokumente indexieren), werden Sie mit zusätzlichen Compliance-Anforderungen konfrontiert.
Sprachaufzeichnungen können im Sinne der DSGVO personenbezogene Daten darstellen und erfordern in der Regel eine ausdrückliche Zustimmung, insbesondere wenn sie zur Identifizierung verwendet werden. In den USA, Kalifornien, Illinois und zehn weiteren Staaten mit Zustimmung von zwei Parteien ist vor Beginn der Aufzeichnung die Zustimmung aller Gesprächsteilnehmer erforderlich.
Wie schnell Mitarbeiter Nutzen daraus ziehen, hängt von Ihrem Einsatzmodell ab. Bei Implementierungen von oben nach unten muss die IT-Abteilung das System konfigurieren, Integrationen einrichten, Berechtigungen definieren und den Zugriff einrichten, bevor jemand eine einzige Suche durchführt.
Für Microsoft 365-Umgebungen vereinfacht die Graph-API dies, indem sie einen einzigen Endpunkt für Teams, SharePoint, OneDrive und Outlook bereitstellt. Trotzdem verbringen mittelständische Unternehmen (50-500 Mitarbeiter) in der Regel 3-6 Monate mit der Implementierung.
Google Workspace dauert länger, da jeder Dienst (Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Keep) eine eigene API-Verbindung und einen eigenen OAuth-Flow benötigt.
Bottom-up-Tools überspringen die IT-Warteschlange vollständig. Einzelne Mitarbeiter melden sich an, verbinden ihre eigenen Konten und beginnen innerhalb weniger Minuten mit der Suche. Die IT-Abteilung wird später hinzugezogen, um die Verwaltung zu verbessern, den Zugriff zu erweitern und die Abrechnung zu konsolidieren. Dieses Modell eignet sich für Unternehmen, die ihren Nutzen unter Beweis stellen möchten, bevor sie IT-Ressourcen bereitstellen.
Die Einführung von unten nach oben zeigt auch Schatten-IT. Wenn Mitarbeiter ein Tool ohne Beteiligung der IT-Abteilung ausprobieren können, finden Sie heraus, welche Teams bereits KI-Tools verwenden, die Sie nicht genehmigt haben. Dank dieser Transparenz können Sie fragmentierte Tools auf einer genehmigten Plattform konsolidieren, bevor die Schatten-IT zu einem Sicherheitsproblem wird.
Die semantische Suche findet relevante Inhalte auch dann, wenn die Suchbegriffe nicht mit den exakten Wörtern in der Quelle übereinstimmen. Die Stichwortsuche gibt nur Dokumente zurück, die exakt die von Ihnen eingegebenen Wörter enthalten.
Diese Funktion ist mithilfe von Retrieval-Augmented Generation (RAG) möglich, bei der KI-Antworten in Ihren tatsächlichen Unternehmensdaten basieren, anstatt Antworten aus allgemeinen Schulungen zu generieren. Lesen Sie den Such-Copilot von AI verwendet RAG, um aufgezeichnete Anrufe, E-Mail-Threads, Chatverläufe, Dokumente im Cloud-Speicher und verbundene Plattformen zu durchsuchen.
Das Suchtool sollte automatisch die Berechtigungen von jeder verbundenen Plattform übernehmen, sodass Mitarbeiter nur das sehen, worauf sie bereits zugreifen dürfen.
Fragen Sie bei der Bewertung des Anbieters, wie das Tool mit Berechtigungen umgeht. Antworten wie „Wir verwalten unsere eigene Berechtigungsdatenbank“ oder vage Antworten zu „Zugriffskontrollen auf Unternehmensebene“ sind Alarmglocken.
Bei der plattformübergreifenden Suche werden alle Ihre Quellen gleichzeitig abgefragt und verwandte Informationen miteinander verknüpft. Die Suche auf einer Plattform zwingt die Mitarbeiter dazu, die Aufzeichnungen in Slack, dann Gmail, Drive und dann Zoom separat zu überprüfen.
Die meisten Tools für die Unternehmenssuche indizieren jede Plattform separat. Die Themen-Funktion von Read AI ist anders: Sie gruppiert verwandte Interaktionen in Anrufen, Chats, E-Mail-Threads und verbundenen Dokumenten sowie Datenbankaktualisierungen nach Themen und nicht nach Plattformen.
Erste Schritte mit Read AI
Die Unternehmenssuche funktioniert am besten, wenn sie Interaktionen erfasst, wo auch immer die Arbeit stattfindet. Read AI erstellt aus Ihren Besprechungen, E-Mails, Nachrichten und Dokumenten ein persönliches Wissensdiagramm und zeigt Ihnen dann, wenn Sie danach fragen, über Search Copilot an, was Sie benötigen, und über proaktive Agenten wie Monday Briefing, bevor du fragst.
Die Plattform ist mit über 20 Tools verbunden, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, Gmail, HubSpot, Salesforce und Notion.
Stellen Sie den Geschäftsszenario auf die zurückgeforderte Zeit und nicht auf die Softwarekosten ab. Erfassen Sie, wie viel Zeit Mitarbeiter vor der Implementierung auf die Suche nach Informationen verbringen, und messen Sie anschließend die Reduzierung. Rechnen Sie diese Stunden anhand des Durchschnittsgehalts Ihres Unternehmens in Dollarbeträge um.
Die Indizierungszeit variiert je nach Datenvolumen und Plattformtyp. E-Mails und Kalender indexieren schneller als große Datei-Repositorys. Sitzungsaufzeichnungen werden in Zukunft indexiert, sobald sie aufgezeichnet werden. Historische Aufzeichnungen erfordern jedoch zusätzliche Verarbeitungszeit.
Mit den meisten Tools können Sie sofort mit der Suche nach dem Inhalt beginnen, der verarbeitet wurde. Die Ergebnisse werden vollständiger, wenn die Indizierung im Hintergrund fortgesetzt wird. Fragen Sie die Anbieter während der Evaluierung nach typischen Zeitplänen für die Indexierung.
Die meisten Tools für Unternehmen indizieren und geben Ergebnisse in mehreren Sprachen zurück, aber die sprachübergreifende Suche (bei der eine englische Abfrage relevante Ergebnisse auf Spanisch oder Deutsch findet) erfordert eine erweiterte Verarbeitung natürlicher Sprache, die nicht von allen Anbietern unterstützt wird. Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, testen Sie die mehrsprachige Suche während der Evaluierung, indem Sie Abfragen in einer Sprache anhand von Dokumenten in einer anderen Sprache ausführen.
Konzentrieren Sie sich auf die Datenverarbeitung und die Fehlermodi. Fragen Sie, wo Ihre Daten gespeichert sind und ob Sie den regionalen Wohnsitz angeben können. Fragen Sie, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie kündigen, und ob Sie Ihre Daten in einem portablen Format exportieren können.
Beginnen Sie mit den Teams, die die meiste Zeit mit der Suche nach verstreuten Informationen verbringen: Vertriebsteams suchen nach Wettbewerbsinformationen, Support-Teams suchen nach früheren Falllösungen und Projektmanager, die Entscheidungen kanalübergreifend verfolgen, und Entwicklungsteams, die Kontext zu unbekannten Teilen der Codebasis benötigen. Sobald diese Early Adopters den Wert erkennen, sammeln Sie ihre Erfolgsgeschichten und nutzen Sie sie, um sie auf benachbarte Teams auszudehnen. Wenn die Einführung vorgeschrieben wird, bevor der Wert nachgewiesen wird, entsteht Widerstand. Wenn sich jedoch herumspricht, dass das Tool tatsächlich Zeit spart, folgt die Einführung von selbst.
Haftungsausschluss: Tools entwickeln sich schnell. Die hier beschriebenen Funktionen spiegeln die Funktionen wider, die zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels zur Verfügung standen. Überprüfen Sie die aktuellen Funktionen auf den Websites der einzelnen Anbieter, bevor Sie Entscheidungen treffen.
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