Read freut sich, mehrere neue Funktionen anzukündigen, die die Art und Weise verändern, wie Benutzer ihre Besprechungsberichte mit anderen teilen. Mit diesem Update haben Benutzer jetzt mehr Optionen, um zu steuern, wer Berichte geteilt werden und wie sie geteilt werden können. Lesen Sie weiter für mehr Details, aber im Großen und Ganzen umfasst dieses Release:

1. Posten in Slack: Benutzer können jetzt ihre Besprechungsberichte direkt in Slack mit einem Klick posten.  Verbinden Sie einfach Ihr Slack-Konto.  
2. Vorkonfiguration: Benutzer können jetzt die Freigabeeinstellungen für bestimmte Besprechungsberichte vor dem Stattfinden der Besprechung von ihrer Kalenderseite einsehen und bearbeiten.
3. Intern vs. Extern: Anstatt mit allen Besprechungsteilnehmern zu teilen, können Benutzer wählen, ob sie Berichte nur mit internen oder externen Teilnehmern ihrer Organisation teilen möchten.
4. Bericht privat machen: Besprechungseigentümer können jetzt ihre bevorstehenden Besprechungen als privat kennzeichnen, um andere daran zu hindern, Read hinzuzufügen und die Besprechung zu teilen.‍
5. Kollaboratives Teilen: Read berücksichtigt jetzt die gemeinsamen Zugriffs- & Verteilungseinstellungen für alle Benutzer, die Read hinzufügen, solange der Eigentümer den Bericht nicht privat gemacht hat.

1. Posten in Slack

Verwenden Sie Slack? Jetzt können Sie Ihre Besprechungsnotizen mit einem Knopfdruck in Slack posten. Klicken Sie einfach im Besprechungsbericht auf das Slack-Symbol oben rechts, wählen Sie den Kanal aus und klicken Sie auf „In Slack posten“. Ihre Besprechungszusammenfassung wird zusammen mit einem Link zum vollständigen Bericht sofort von Read an diesen Kanal gesendet.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie Bearbeitungszugriff auf den Bericht haben und Read mit Slack verbunden haben. Schnelle Schritte:

• Gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Verknüpfte Apps > Zusammenarbeit
• Klicken Sie auf „Verbinden“
• Stellen Sie sicher, dass der bevorzugte Slack-Arbeitsbereich ausgewählt ist
• Klicken Sie auf „Erlauben“, um Read zu autorisieren

Für weitere Informationen zu allen Slack-Freigabeoptionen von Read, siehe Wie kann ich Besprechungsberichte zu Slack freigeben?

2. Freigabe Vorkonfigurieren

Auf der Kalenderseite von Read werden Ihnen einige Änderungen auffallen, insbesondere gibt es jetzt eine neue „Teilen“-Schaltfläche. Jetzt können Sie im Voraus die Freigabeeinstellungen für bestimmte Besprechungen einsehen und anpassen. Bisher wurden alle Ihre Besprechungsberichte automatisch basierend auf Ihren Kontoeinstellungen geteilt - wenn Sie beispielsweise das Verteilen der Zusammenfassungs-E-Mail für eine bestimmte Besprechung ausschalten wollten, mussten Sie Ihre Kontoeinstellungen direkt vor der Besprechung ändern und sie dann anschließend zurücksetzen. Nicht mehr!

Der Freigabedialog ermöglicht auch die Steuerung, welche Teilnehmer Zugriff erhalten und ob sie Bearbeitungsrechte oder Leserechte am Bericht haben. Sie können sogar Besprechungsberichte im Voraus mit bestimmten Personen, Teams oder Ihrem gesamten Arbeitsbereich teilen. Für weitere Informationen siehe Wie kann ich die Freigabe für bestimmte bevorstehende Besprechungen verwalten?

3. Interner vs. Externer Zugriff

Wenn es darum geht, Berichte mit Besprechungsteilnehmern zu teilen, sehen Sie ein neues Set von Optionen sowohl in Ihren Kontoeinstellungen als auch in der Teilen-Schaltfläche auf Ihrer Kalenderseite. Sie können Ihre Voreinstellungen jetzt separat für Teilnehmer festlegen, die entweder intern oder extern zu Ihrer Organisation sind, basierend auf den Domain-Namen Ihrer E-Mail-Adressen.

Wenn Sie die Berichtsfreigabe zuvor ausgeschaltet hatten (auf „privat“ gesetzt), dann war Ihr interner und externer Zugriff ursprünglich auf „Kein Zugriff“ gesetzt. Andernfalls erhalten interne Teilnehmer standardmäßig Bearbeitungsrechte und externe Teilnehmer Leserechte. Diese Einstellung begrenzt auch, welche Teilnehmer Besprechungszusammenfassungen automatisch per E-Mail oder Slack erhalten können.

Arbeitsbereichs-Administratoren können diese Einstellung auch auf der Ebene des Arbeitsbereichs verwalten, indem sie die Standardwerte wählen und angeben, ob Arbeitsbereichsmitglieder sie ändern dürfen oder nicht.

4. Bericht Privat Machen

Das Teilen von Besprechungsberichten ist großartig, aber manchmal möchten Sie einschränken, wer sonst Zugriff auf Ihre Berichte erhalten soll. Jetzt können Sie Besprechungen, die Ihnen gehören, speziell als privat von der „Teilen“-Schaltfläche auf Ihrer Kalenderseite markieren. Dadurch wird der Teilnehmerzugang und die Verteilung der Zusammenfassungen deaktiviert, jedoch können Sie den Bericht immer noch bestimmten Personen über die Registerkarte „Bericht teilen“ freigeben.

Diese Einstellung verhindert auch, dass andere Teilnehmer Read zu der Besprechung hinzufügen und ihre eigenen Freigabeeinstellungen anwenden.

5. Kollaboratives Auto-Teilen

Früher wurden Besprechungsberichte automatisch geteilt, sobald sie generiert wurden, basierend auf den Einstellungen des Berichtseigentümers. Andere Teilnehmer konnten Bearbeitungszugriff auf den Bericht erhalten, indem sie Read hinzufügten, mussten jedoch warten, bis der Bericht generiert wurde, wenn sie ihn mit anderen teilen wollten.

Jetzt können, solange der Eigentümer den Bericht nicht privat gemacht hat, alle Teilnehmer Read hinzufügen und ihre eigenen Freigabeeinstellungen zusätzlich zu denen aller anderen anwenden. Ihre Einstellungen werden nur angewendet, wenn Sie Read hinzufügen.

Demnächst wird die Teilen-Schaltfläche es auch ermöglichen, Besprechungen zu konfigurieren, um Zusammenfassungen automatisch an bestimmte E-Mail-Adressen und Slack-Kanäle zu senden.