Contexte‍

Une importante association industrielle basée aux États-Unis comptant plus de 80 employés et représentant 600 groupes membres recherchait une solution pour rationaliser la façon dont elle saisit, résume et diffuse les informations issues de ses nombreuses réunions internes et externes. L'organisation organise fréquemment des réunions de comités réunissant plusieurs personnes, dont certaines durent plus de deux heures, où une capture précise des discussions, des suivis et des décisions clés est essentielle.

Historiquement, les rapports de réunion étaient générés manuellement, ce qui nécessitait plusieurs heures de révision et de synthèse des notes par réunion. Face à des demandes croissantes et à un travail de plus en plus hybride, la direction a commencé à explorer des outils basés sur l'IA pour améliorer l'efficacité opérationnelle, en particulier pour les chefs de comité et les responsables des relations chargés de documenter les engagements.

Défi

Bien que l'équipe ait été enthousiasmée par les outils de réunion autonomes basés sur l'IA, la plateforme de réunion qu'elle a choisie a déployé gratuitement un service de transcription groupé. En tant que gérants responsables de leur organisation, ils ont entrepris une évaluation parallèle.

Les principales questions se sont posées :

• Quel outil offre des résumés et une extraction d'informations de qualité supérieure ?
• L'IA pourrait-elle vraiment permettre de gagner un temps significatif lors de la création de documents de réunion ?
• La valeur augmenterait-elle si les informations pouvaient être intégrées à leur CRM existant ?
  

Solution‍

Après une expérimentation complète parallèle entre un Read AI et la solution groupée, un responsable du comité supérieur de l'organisation a adopté l'outil d'IA comme solution de capture de réunions par défaut. Voici pourquoi :

• Qualité de résumé supérieure: Read AI a toujours fourni de meilleures ventilations par sujet et une extraction d'informations plus approfondie par rapport à son concurrent groupé.
  
• Moteur sur mesure: Contrairement à d'autres outils reposant uniquement sur des LLM généralisés, Read AI utilise un modèle d'IA propriétaire spécialement conçu pour les réunions, offrant une transcription et une compréhension contextuelles très précises.
  
• Gain de temps: Le temps de rédaction des rapports est passé de quatre heures à seulement une heure par réunion du comité. Au cours d'une année, cela s'est traduit par un gain de temps considérable.
  
• Intégration CRM: Les rapports, les résumés et les suivis des réunions ont été automatiquement intégrés au système CRM de l'organisation, rationalisant ainsi les flux de production de rapports et la documentation interne.
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Read AI a également dévoilé son nouveau Search CoPilot, un outil de recherche d'entreprise génératif basé sur l'IA qui :

• Connexion entre les réunions, les e-mails, Slack et le CRM
• Permet aux utilisateurs de poser des questions en langage naturel sur le contenu interne
• Fournit des réponses sécurisées et spécifiques à l'entreprise sans collecter de données pour le ciblage publicitaire

Contrairement aux solutions liées à une plateforme, cet assistant d'IA est indépendant de la plateforme et s'intègre de manière native à de multiples écosystèmes de conférence, de messagerie et de productivité.

Résultats et impact

✅ Plus de 3 heures économisées par réunion

✅ Plus de précision et des informations exploitables

✅ Flux de travail CRM rationalisés

✅ Meilleure collaboration entre les comités et les équipes en contact avec les clients