Antecedentes‍

Una importante asociación industrial con sede en EE. UU. con más de 80 empleados y que representa a 600 grupos miembros buscaba una solución para simplificar la forma en que captura, resume y distribuye las ideas de sus numerosas reuniones internas y externas. La organización celebra con frecuencia reuniones de comités con varias personas, algunas de las cuales duran más de dos horas, en las que es fundamental recopilar con precisión las discusiones, los seguimientos y las decisiones clave.

Históricamente, los informes de las reuniones se generaban manualmente, lo que requería varias horas de revisión y síntesis de notas por reunión. Con el aumento de las demandas y el aumento del trabajo híbrido, los directivos comenzaron a explorar herramientas basadas en la inteligencia artificial para mejorar la eficiencia operativa, especialmente para los líderes de los comités y los gerentes de relaciones responsables de documentar las reuniones.

Desafío

Aunque el equipo estaba entusiasmado con las herramientas de reuniones de IA independientes, la plataforma de reuniones que habían elegido ofrecía un servicio de transcripción incluido de forma gratuita. Como administradores responsables de su organización, emprendieron una evaluación paralela.

Surgieron preguntas clave:

• ¿Qué herramienta ofrece resúmenes y extracción de información superiores?
• ¿Podría la IA ahorrar realmente un tiempo significativo en la creación de la documentación de las reuniones?
• ¿Aumentaría el valor si la información pudiera fluir a su CRM actual?
  

Solución‍

Tras una exhaustiva experimentación paralela entre un Read AI y la solución integrada, un jefe de comité sénior de la organización adoptó la herramienta de inteligencia artificial como su solución de captura de reuniones predeterminada. He aquí por qué:

• Calidad de resumen superior: Read AI ofrecía constantemente mejores desgloses de temas y una extracción de información más profunda en comparación con su competidor integrado.
  
• Motor hecho a medida: A diferencia de otras herramientas que se basan únicamente en los LLM generalizados, Read AI utiliza un modelo de IA patentado entrenado específicamente para reuniones, lo que proporciona una transcripción y una comprensión contextual muy precisas.
  
• Ahorro de tiempo: El tiempo de redacción de los informes se redujo de cuatro horas a solo una hora por reunión del comité. En el transcurso de un año, esto se tradujo en una pérdida significativa de tiempo.
  
• Integración de CRM: Los informes, resúmenes y seguimientos de las reuniones se introdujeron automáticamente en el sistema CRM de la organización, lo que agilizó los flujos de trabajo de elaboración de informes y la documentación interna.
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Read AI también presentó su nuevo Search Copilot, una herramienta de búsqueda empresarial generativa basada en inteligencia artificial que:

• Se conecta a través de reuniones, correo electrónico, Slack y CRM
• Permite a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural sobre el contenido interno
• Proporciona respuestas seguras y específicas para la organización sin recopilar datos para la segmentación de anuncios

A diferencia de las soluciones vinculadas a la plataforma, este asistente de IA es independiente de la plataforma y se integra de forma nativa con múltiples ecosistemas de conferencias, mensajería y productividad.

Resultados e impacto

✅ Más de 3 horas ahorradas por reunión

✅ Mayor precisión e información procesable

✅ Flujos de trabajo de CRM simplificados

✅ Mejor colaboración entre los comités y los equipos orientados al cliente