Hintergrund‍

Eine prominente, in den USA ansässige Branchenvereinigung mit über 80 Mitarbeitern, die 600 Mitgliedergruppen vertritt, suchte nach einer Lösung, um zu optimieren, wie sie Erkenntnisse aus ihren vielen internen und externen Sitzungen erfasst, zusammenfasst und verteilt. Die Organisation hält häufige Sitzungen in Komitees mit mehreren Personen ab – einige dauern über zwei Stunden –, bei denen es wichtig ist, Diskussionen, Nachverfolgungen und wesentliche Entscheidungen genau zu erfassen.

Historisch gesehen wurden Sitzungsberichte manuell erstellt, was mehrere Stunden Überprüfung und Synthese von Notizen pro Sitzung erforderte. Mit steigender Nachfrage und mehr hybrider Arbeit begann die Führungsebene, KI-basierte Tools zu erkunden, um die betriebliche Effizienz zu steigern, insbesondere für die Komiteeleiter und Beziehungsmanager, die für die Dokumentation von Tätigkeiten verantwortlich sind.

Herausforderung

Obwohl das Team von eigenständigen KI-Sitzungstools begeistert war, führte die von ihnen gewählte Plattform einen gebündelten Transkriptionsdienst kostenlos ein. Als verantwortungsvolle Verwalter ihrer Organisation machten sie sich auf zu einem direkten Vergleich.

Es entstanden wichtige Fragen:

• Welches Tool bietet bessere Zusammenfassungen und Erkenntniserfassung?
• Könnte KI wirklich bedeutende Zeit bei der Erstellung von Sitzungsdokumentationen sparen?
• Würde der Wert steigen, wenn Erkenntnisse in das bestehende CRM einfließen könnten?
  

Lösung‍

Nach einem umfassenden Experimentieren zwischen Read AI und der gebündelten Lösung hat ein leitender Komiteevorsitzender der Organisation das KI-Tool als ihre Standardlösung zur Erfassung von Meetings übernommen. Hier ist der Grund:

• Überlegene Zusammenfassungsqualität: Read AI lieferte konsistent bessere Themenaufteilungen und tiefere Erkenntniserfassung im Vergleich zu seinem gebündelten Konkurrenten.
  
• Benutzerdefinierte Engine: Im Gegensatz zu anderen Werkzeugen, die sich ausschließlich auf allgemeine LLMs stützen, verwendet Read AI ein eigenes KI-Modell, das speziell auf Meetings trainiert wurde, um äußerst genaue Transkriptionen und kontextuelles Verständnis zu liefern.
  
• Zeiteinsparungen: Die Berichtserstellungszeit verringerte sich von vier Stunden auf nur eine Stunde pro Komiteesitzung. Im Laufe eines Jahres führte dies zu erheblichen zurückgewonnenen Zeitressourcen.
  
• CRM-Integration: Sitzungsberichte, Zusammenfassungen und Nachverfolgungen wurden automatisch in das CRM-System der Organisation eingespeist, rationalisierende Berichterstattungsabläufe und interne Dokumentationen.
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Read AI stellte zudem seinen neuen Search Copilot vor – ein generatives AI-gestütztes Unternehmenssuchtool, das:

• Verbindungen über Meetings, E-Mails, Slack und CRM herstellt.
• Es Nutzern ermöglicht, in natürlicher Sprache Fragen zu internen Inhalten zu stellen.
• Sichere, organisationsspezifische Antworten bereitstellt, ohne Daten für zielgerichtete Werbung zu verwenden.

Im Gegensatz zu plattformgebundenen Lösungen ist dieser KI-Assistent plattformunabhängig und integriert sich nativ in verschiedene Konferenz-, Messaging- und Produktivitätssysteme.

Ergebnisse & Auswirkungen

✅ Über 3 Stunden pro Sitzung eingespart.

✅ Höhere Genauigkeit und umsetzbare Erkenntnisse.

✅ Rationalisierte CRM-Workflows

✅ Bessere Zusammenarbeit über Ausschüsse und kundenorientierte Teams hinweg.