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Vous n'aurez aucun problème à utiliser un preneur de notes IA. Vous rencontrez des problèmes en raison des risques liés à la gestion du consentement, des données et du contrôle.
Au cours de l'année écoulée, plusieurs recours collectifs ont ciblé les outils de réunion basés sur l'IA en fonction de la manière dont ils enregistrent les conversations, collectent des données biométriques et utilisent ces données une fois la réunion terminée. Ce ne sont pas des scénarios extrêmes. Ils mettent en évidence des problèmes structurels liés au nombre d'outils créés.
Tous les preneurs de notes ne sont pas créés de la même manière, et Read AI traite la confidentialité des données et le consentement par défaut.
Les cofondateurs de Read AI ont des décennies d'expérience en matière de confidentialité. Ce contexte signifie que Read AI est spécialement conçu pour la sécurité, la confiance et la transparence.
Si vous envisagez de mettre en œuvre un outil de prise de notes et un assistant d'intelligence artificielle, vous en voulez un qui vous permette de rester en conformité dès sa conception.
Évitez les outils qui :
Faites attention aux pièges suivants et vous serez du bon côté en matière de conformité dès le premier jour.
Le consentement doit être explicite, visible et exécutoire. Si les participants ne savent pas clairement qu'ils sont enregistrés, vous êtes exposé.
Certains outils reposent sur une divulgation passive ou des instructions incohérentes. D'autres, comme Read AI, affichent des notifications à tous les participants ou, dans le cas d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile, rappellent à l'hôte d'obtenir son consentement. Il s'agit d'une transparence par conception, et ces fonctionnalités peuvent être présentes lorsqu'un preneur de notes utilise un bot, ainsi que lorsqu'il n'y a pas de bot. Cela dépend simplement de la structure du produit.
Si vous voulez éviter tout risque, recherchez un preneur de notes conforme qui :
Dans le cas de Read AI, l'enregistrement du consentement est une décision fondamentale ancrée dans la philosophie de l'entreprise. Il permet également à son assistant d'IA d'utiliser les informations recueillies lors des réunions pour des recommandations basées sur l'IA et les prochaines étapes. Sans consentement, ces nouvelles fonctionnalités ne sont pas possibles.
Si les données de vos réunions sont utilisées pour former des modèles sans consentement explicite ou opt-in par défaut, vous prenez un risque de réputation que vous ne contrôlez pas. C'est un autre sujet qui a fait les gros titres au cours de l'année écoulée.
La norme que vous souhaitez :
Read AI ne s'entraîne pas sur les données des clients par défaut. Il s'agit de l'état par défaut pour chaque utilisateur. Seuls 10 à 15 % des utilisateurs optent pour des programmes de partage de données, et même dans ce cas, aucun contenu n'est stocké pour eux. C'est ce que veulent entendre les services d'approvisionnement, les services juridiques et vos clients lorsqu'ils vous demandent comment vos données sont traitées.
La plupart des outils d'entreprise suivent toujours un modèle descendant. Une fois les données ingérées, elles deviennent facilement consultables dans l'ensemble de l'entreprise, ce qui peut entraîner un accès non autorisé aux données internes de l'entreprise. Les e-mails, documents ou contenus de réunion sensibles peuvent être transmis aux mauvaises personnes. Non pas à cause d'une faille, mais à cause de la façon dont le système est conçu.
À quoi ressemble un modèle de recherche d'entreprise sécurisé :
Avec Read AI, vos données sont vos données. Un collègue ne peut pas effectuer de recherches dans vos e-mails ou vos documents à moins que vous n'ayez choisi de les partager. Chaque demande d'accès est vérifiée en temps réel. Read AI effectue un demi-milliard de contrôles d'autorisation par jour pour faire respecter cette règle.
Si votre posture de conformité repose sur le fait que chaque employé se rappelle de suivre les bonnes étapes, elle échouera. Les flux de travail manuels en matière de consentement, les divulgations incohérentes et les contrôles après les réunions créent des écarts qui se creusent avec l'adoption. Les réunions sans robots peuvent sembler vous protéger, mais sans consentement, cette protection s'effondre immédiatement.
Ce qu'il faut plutôt rechercher :
Read AI supprime ce fardeau. Le consentement est automatique. Les autorisations sont appliquées en permanence. La confidentialité et la sécurité des données ne dépendent pas du fait que quelqu'un ait oublié de cliquer sur la bonne case.
De nombreuses équipes partent du principe que la conformité nécessite de tout stocker. Dans les secteurs réglementés, c'est souvent le contraire qui se produit. Le risque n'est pas uniquement lié à l'accès, mais aussi à la rétention.
Une meilleure approche :
Read AI prend en charge les environnements dans lesquels les enregistrements et les transcriptions complets ne sont pas conservés. Ils peuvent être traités, résumés, puis entièrement supprimés, ce qui réduit l'exposition sans sacrifier l'intelligence. Pour en savoir plus, consultez notre Manuel tactique pour les responsables informatiques ou contactez le service client à support@read.ai.
Lorsque les réunions, les e-mails, les messages et les documents sont stockés dans des systèmes distincts, le suivi des décisions devient difficile. Cela crée des lacunes lors des audits, des examens juridiques ou des enquêtes internes.
Read AI connecte toutes vos informations en un seul graphe de connaissances.
Lisez l'interface de chat d'AI, Rechercher Copilot, affiche votre contenu avec des citations, afin que vous puissiez voir exactement d'où proviennent les informations. Pas seulement des réponses, mais des preuves. Être capable de relier les points en quelques minutes au lieu de plusieurs jours ou semaines est important lorsque les enjeux sont élevés.
Même si vos outils de base sont sécurisés, les employés présentent souvent des risques en travaillant en dehors de systèmes approuvés. Les notes sont copiées dans des documents personnels, les enregistrements sont enregistrés localement et les résumés partagés par le biais d'applications non autorisées peuvent compromettre votre sécurité.
Il ne s'agit pas d'une mauvaise utilisation intentionnelle ; les gens optent par défaut pour ce qui est le plus rapide. Mais une fois que les données quittent votre environnement contrôlé, vous perdez en visibilité et en efficacité.
Ce qu'il faut rechercher :
Read AI minimise ce risque en centralisant l'ensemble du flux de travail. Les réunions, les résumés, les mesures à prendre et les suivis restent connectés au sein de votre espace de travail, de sorte que les employés n'ont pas besoin de créer des systèmes annexes pour effectuer leur travail.
Une fois les systèmes ci-dessus en place, chaque décision, chaque conversation, chaque suivi font partie de votre système d'enregistrement. Il vous protège, vous et vos données, dès sa conception. La plupart des outils répondent à un ou deux de ces problèmes. Très peu d'entre eux sont construits autour de tous dès le départ, mais Read AI est l'un d'entre eux.
Lorsque des outils adaptés à votre posture de conformité sont intégrés, l'adoption s'accélère. Les équipes n'hésitent pas. Legal ne bloque pas le déploiement. L'équipe informatique n'a pas besoin de plusieurs mois pour l'évaluer.
Utilisez les poursuites judiciaires récentes pour indiquer ce qui intéresse les participants, les employés, les législateurs et les régulateurs. Lorsque vous évaluez un outil de prise de notes basé sur l'IA, ne commencez pas par des résumés ou des intégrations.
Avant de déployer un logiciel de prise de notes basé sur l'IA, posez-vous les questions suivantes :
Si vous n'avez pas de réponses claires, c'est que vous n'avez pas de mise en œuvre conforme. Découvrez comment Read AI gère consentement, confidentialité et sécurité dès la conception quand vous commencerez aujourd'hui.
L'outillage doit correspondre à votre posture de conformité. Quand c'est le cas, l'adoption s'accélère.
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