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AIノートテイカーを使用しても問題はありません。トラブルに巻き込まれるのは、同意、データ、コントロールの処理方法にリスクがあるからです。
過去1年間に、会話を記録し、生体認証データを収集し、会議終了後にそのデータを使用する方法について、AI会議ツールを対象とする複数の集団訴訟が行われました。これらはエッジケースのシナリオではありません。これにより、構築されるツールの数に関する構造上の問題が明らかになります。
すべてのノートテイカーが同じように作られているわけではなく、Read AI はデータのプライバシーと同意をデフォルトとして扱います。
Read AI の共同創設者には、数十年にわたるプライバシーの経験があります。こうした背景から、Read AI はセキュリティ、信頼、透明性を重視して構築されています。
ノートテイカーとAIアシスタントの導入を検討しているなら、設計上コンプライアンスを維持できるものが必要です。
次のようなツールは避けてください。
次の落とし穴に注意すれば、初日から順守の道を進むことができます。
同意は明示的で、目に見える形で、強制力があるものでなければなりません。参加者が自分が録音されていることを明確に知らなければ、あなたは危険にさらされることになります。
一部のツールは、受動的な開示や一貫性のないプロンプトに依存しています。また、Read AI のように、すべての出席者に通知を表示したり、デスクトップやモバイルの場合は主催者に同意を得るよう通知したりするツールもあります。これは意図的に透明性が保たれるように設計されており、これらの機能はノートテイカーがボットを使用するときだけでなく、ボットを使用しないときにも表示されます。これは単に製品の構造次第です。
リスクを避けたいなら、以下の条件を満たすノートテイカーを探してください。
Read AIの場合、同意を記録することは会社の精神に根ざした基本的な決定です。また、AIアシスタントが会議から得たインサイトを、AIを活用した推奨事項や次のステップに活用することもできます。同意がなければ、これらの新機能は使用できません。
明示的な同意なしに会議データをモデルのトレーニングに使用したり、デフォルトでオプトインしたりすると、自分がコントロールできない評判リスクを負うことになります。これもまた、過去1年間に話題になったトピックです。
あなたが望む標準:
Read AI はデフォルトでは顧客データに基づくトレーニングを行いません。これはすべてのユーザーのデフォルト状態です。データ共有プログラムにオプトインしたことがあるユーザーはわずか 10 ～ 15% で、その場合でも、そのユーザーに不利なコンテンツは保存されません。これは、調達部門や法務部門、顧客が、データがどのように取り扱われているかを尋ねたときに聞きたがっていることです。
ほとんどのエンタープライズツールは今でもトップダウンモデルを採用しています。いったんデータが取り込まれると、組織全体で広く検索できるようになり、社内のデータに不正アクセスされる可能性が生まれます。機密性の高い電子メール、文書、会議の内容が、間違った人に見られる可能性があります。侵害が原因ではなく、システムの設計方法が原因です。
安全なエンタープライズ検索モデルとはどのようなものか:
Read AI なら、あなたのデータはあなたのデータです。共有することを選択しない限り、同僚はメールや文書を検索できません。すべてのアクセスリクエストはリアルタイムで検証されます。Read AI はこれを強制するために、毎日 5億件の権限チェックを行っています。
すべての従業員が正しい手順に従うことを忘れないでコンプライアンス態勢を整えていれば、失敗に終わります。手動による同意ワークフロー、一貫性のない開示、会議後の管理などによってギャップが生じ、採用が進むにつれて格差が広がります。ボットを使用しない会議はあなたを保護しているように思えるかもしれませんが、同意を得なければ、その保護はすぐに崩れてしまいます。
代わりに何を探すべきか:
読み込み AI はその負担を取り除きます。同意は自動的に行われます。権限は継続的に適用されます。データのプライバシーとセキュリティは、誰かが正しいボックスをクリックしたことを覚えているかどうかにかかりません。
多くのチームは、コンプライアンスにはすべてを保存する必要があると考えています。規制の厳しい業界では、多くの場合、その逆が当てはまります。リスクはアクセスだけではなく、リテンションにもあります。
より良いアプローチ:
Read AI は、完全な記録とトランスクリプトが保存されない環境をサポートします。それらは処理、要約、完全に削除できるため、インテリジェンスを犠牲にすることなく露出を減らすことができます。詳細については、こちらをご覧ください。 ITリーダーの戦術プレイブック またはカスタマーサクセスにお問い合わせください support@read.ai。
会議、電子メール、メッセージ、文書が別々のシステムにあると、追跡に関する決定が難しくなります。そのため、監査、法的レビュー、または内部調査の際にギャップが生じます。
Read AI は、すべてのインテリジェンスを単一のナレッジグラフに結び付けます。
AI のチャットインターフェースを読んで、 コパイロットを検索、コンテンツに引用が表示されるため、情報の出所を正確に確認できます。答えだけでなく、証拠にもなります。リスクが高い場合は、数日や数週間ではなく、数分で点と点をつなげることが重要です。
コアツールが安全であっても、従業員は承認されたシステムの外で働くことでリスクを招くことがよくあります。メモは個人用文書にコピーされ、記録はローカルに保存され、承認されていないアプリを通じて要約を共有すると、セキュリティ体制が崩れる可能性があります。
これは意図的な誤用ではありません。人々はデフォルトで最速のものを使用します。しかし、管理された環境からデータが離れると、可視性と適用性が失われます。
何を探すべきか:
Read AI は、ワークフロー全体を 1 か所にまとめることで、このリスクを最小限に抑えます。ミーティング、サマリー、アクションアイテム、フォローアップはワークスペース内で常につながっているため、従業員は仕事をこなすためにサイドシステムを作成する必要がありません。
上記のシステムがあれば、すべての意思決定、すべての会話、すべてのフォローアップが記録システムの一部になります。ユーザー自身とデータを保護する設計になっています。ほとんどのツールは、これらのうちの 1 つか 2 つに対応しています。最初からそれらすべてを中心に構築されているものはほとんどありませんが、Read AI はそのうちの 1 つです。
自社のコンプライアンス態勢に合ったツールが組み込まれていれば、導入が加速します。チームはためらうことはありません。法務部門はデプロイメントを妨げません。IT 部門は評価に何ヶ月もかかりません。
参加者、従業員、議員、規制当局が何を気にかけているかを示すシグナルとして、最近の訴訟を利用してください。AI ノートテイカーを評価するときは、概要やインテグレーションから始めないでください。
AI ノートテイカーを導入する前に、次のことを尋ねてください。
明確な答えがなければ、準拠した実装ができていないことになります。Read AI の処理方法をご覧ください。 同意、プライバシー、およびセキュリティ・バイ・デザイン 今日始めたらね
ツーリングはお客様のコンプライアンス体制と一致している必要があります。それが実現すれば、採用は加速します。
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