स्मार्टपीएम के बारे में

SmartPM एक AI-संचालित निर्माण परियोजना नियंत्रण सॉफ़्टवेयर है जो सामान्य ठेकेदारों, मालिकों और डेवलपर्स के लिए परियोजना शेड्यूल को गतिशील उपकरणों में परिवर्तित करता है। स्मार्ट परियोजना प्रबंधन के लिए निर्मित, SmartPM प्रोजेक्ट्स को शेड्यूल में, बजट के भीतर, और कोर्ट से बाहर रखने के लिए समर्पित है। SmartPM का उद्देश्य निर्माण उद्योग को वह डेटा देना है जिसकी उन्हें एक बेहतर दुनिया बनाने के लिए आवश्यकता है।

चुनौती: बहुत अधिक बैठकें, पर्याप्त समय नहीं

जब सारा क्लुकी ने SmartPM की कस्टमर सक्सेस डायरेक्टर का पद संभाला, तो TKTK पहले से ही उनकी तकनीकी स्टैक का हिस्सा था, लेकिन टीम प्लेटफ़ॉर्म की पूरी क्षमताओं को अपनाने में धीरे-धीरे आगे बढ़ रही थी। SmartPM की कस्टमर सक्सेस (CS) टीम बैठकों की भरमार में डूबी हुई थी—प्रत्येक CSM को प्रतिदिन चार से आठ बैठकें करनी पड़ती थीं—और प्रत्येक बैठक के लिए आवश्यक प्रशासनिक फॉलो-अप और तैयारी का काम पीछे चला जाता था। इसके अलावा, लंबी ट्रांस्क्रिप्ट्स को नेविगेट करना और बैठक डेटा से कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि निकालना समय लेने वाला था, जिससे कार्यकारी टचपॉइंट्स या QBR के लिए तैयारी में पूरा दिन लग जाता था।

दृष्टिकोण: बैठकों को ज्ञान प्रणाली में बदलना

सर्च कोपायलट की शुरुआत के साथ, SmartPM की CS टीम ने प्लेटफ़ॉर्म को पूरी तरह से अपनाना शुरू किया। HubSpot और Gmail जैसी कई बैठकों और कनेक्टेड डेटा स्रोतों में तेजी से खोज करने की क्षमता ने उनके कार्यप्रवाह को क्रांतिकारी रूप से बदल दिया। जो कभी एक अनुशासनहीन बैठक डेटा का संग्रह महसूस होता था, वह अब एक जीवित ज्ञान प्रणाली बन गया, जिसका टीम कुछ सेकंड में उपयोग कर सकती थी। आज, टीम TKTK का उपयोग कर रही है:

• QBR/कार्यकारी तैयारी: अब CSM कई बैठक रिपोर्ट्स में खोज कर प्रतिबद्धताओं, परिणामों और प्रमुख भागीदारों को उजागर करते हैं। “बैठक की तैयारी करने में पूरा दिन लग सकता था। अब शायद यह एक घंटे में होता है,” सारा कहती हैं।
• फॉलो-अप ऑटोमेशन: 100% CS ग्राहक बैठकों को रिकॉर्ड किया जाता है। प्रत्येक कॉल के बाद कस्टमर्स को Read के स्वत: फॉलो-अप ईमेल जाते हैं, जिन्हें मैन्युअल सारांश की आवश्यकता नहीं होती।
• मानकीकरण: मीटिंग के प्रकार (कार्यान्वयन, प्रशिक्षण, पेशेवर सेवाएं, कार्यकारी टचपॉइंट्स) के अनुरूप एक प्रॉम्प्ट लाइब्रेरी टीम भर में सुसंगत परिणाम देती है।
• ऑनबोर्डिंग और सक्षम बनाना: साप्ताहिक CS शिक्षा सत्र रिकॉर्ड किए जाते हैं और SOPs, ज्ञान-बेस लेखों और वर्कशीट्स में परिवर्तित किए जाते हैं। नए कर्मचारी पहले “Read से पूछते हैं,” फिर सहकर्मी के साथ उत्तर को मान्य करते हैं—स्रोतों की जाँच करते हुए रैम्पिंग को गति देते हैं।

प्रभाव: एक अधिक सक्रिय और रणनीतिक टीम

TKTK ने मौलिक रूप से बदल दिया है कि SmartPM की CS टीम कैसे काम करती है, रणनीति के लिए समय को स्वतंत्र करते हुए खातों में डेटा ट्रांसपेरेंसी में सुधार होता है। प्रभाव मापने योग्य हैं:

• कार्यकारी तैयारी का समय 85-90% तक कम हुआ: जो कभी एक पूरा दिन लगता था अब लगभग एक घंटे में होता है।
• पोस्ट-मीटिंग प्रशासन समय 70% तक कट गया: अब जब मैन्युअल फॉलो-अप TKTK द्वारा स्वचालित हो गया है, प्रत्येक CSM ~3-6 घ. प्रति दिन, या ~15-30 घ. प्रति सप्ताह बचाता है।

निष्कर्ष

टीम के मनोबल में सुधार हुआ है, "स्मार्टर वर्क, नॉट हार्डर" की भावना के साथ। टीम के सदस्य और अधिक समय रणनीतिक बनकर बिताते हैं और कम समय अतीत को जोड़ने में।

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