Acerca de SmartPM

SmartPM es un software de control de proyectos de construcción basado en inteligencia artificial que transforma los cronogramas de los proyectos en herramientas dinámicas para contratistas generales, propietarios y desarrolladores. Creado para una gestión de proyectos más inteligente, SmartPM se dedica a mantener los proyectos dentro del cronograma, dentro del presupuesto y fuera de los tribunales. SmartPM tiene como objetivo proporcionar a la industria de la construcción los datos que necesita para construir un mundo mejor.

El desafío: demasiadas reuniones, poco tiempo

Cuando Sarah Clukey asumió el cargo de directora de éxito de clientes de SmartPM, Read AI ya estaba en su cartera tecnológica, pero al principio el equipo tuvo dificultades para aprovechar todo su potencial. El equipo de Customer Success (CS) de SmartPM estaba repleto de reuniones (de cuatro a ocho por día por cada CSM), y las tareas administrativas de seguimiento y preparación necesarias para cada reunión no dejaban de realizarse. Además, procesar largas transcripciones y extraer información útil de los datos de las reuniones consumía mucho tiempo y, a menudo, se tardaba todo un día en prepararse para los puntos de contacto con los ejecutivos o los QBR.

El enfoque: convertir las reuniones en un sistema de conocimiento

Con la introducción de Search Copilot, el equipo de informática de SmartPM comenzó a adoptar plenamente la plataforma. La capacidad de buscar rápidamente en varias reuniones y fuentes de datos conectadas, como HubSpot y Gmail, revolucionó su flujo de trabajo. Lo que antes parecía un archivo ingobernable de datos de reuniones se convirtió en un sistema de conocimiento vivo que el equipo podía utilizar en cuestión de segundos. En la actualidad, el equipo aprovecha Read AI para:

• Preparación para QBR/ejecutivos: Los CSM ahora buscan en varios informes de reuniones para descubrir los compromisos, los resultados y las partes interesadas clave. «Prepararse para una reunión podría haber llevado un día entero. Ahora lleva tal vez una hora», señala Sarah.
• Automatización del seguimiento: Se graba el 100% de las reuniones con los clientes de CS. Los correos electrónicos de seguimiento automático de Read se envían a los clientes después de cada llamada, lo que elimina los resúmenes manuales.
• Estandarización: Una biblioteca rápida alineada con los tipos de reuniones (implementación, capacitación, servicios profesionales, puntos de contacto ejecutivos) ofrece resultados consistentes en todo el equipo.
• Incorporación y habilitación: Las sesiones semanales de educación en informática se graban y se convierten en procedimientos operativos estándar, artículos de base de conocimientos y hojas de trabajo. Los nuevos empleados «pregunten primero a Lead» y, a continuación, validan las respuestas con la misma rapidez que sus pares, mientras comprueban los datos de las fuentes.

El impacto: un equipo más proactivo y estratégico

Read AI ha cambiado radicalmente la forma en que opera el equipo de CS de SmartPM, liberando tiempo para la estrategia y mejorando la transparencia de los datos en todas las cuentas. Los impactos son medibles:

• El tiempo de preparación ejecutiva se redujo entre un 85 y un 90%: Lo que antes tomaba un día completo ahora dura alrededor de una hora.
• Reducción del 70% del tiempo de administración posterior a la reunión: Ahora que Read AI automatiza el seguimiento manual, cada CSM ahorra entre 3 y 6 horas por día o entre 15 y 30 horas por semana.

Conclusión

La moral del equipo ha mejorado, con la sensación de trabajar «de forma más inteligente, no con más ahínco». Los miembros del equipo dedican más tiempo a la estrategia y menos a unir el pasado.

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