Informazioni su SmartPM

SmartPM è un software di controllo dei progetti di costruzione basato sull'intelligenza artificiale che trasforma le pianificazioni dei progetti in strumenti dinamici per appaltatori generali, proprietari e sviluppatori. Creato per una gestione più intelligente dei progetti, SmartPM si impegna a mantenere i progetti nei tempi previsti, nel rispetto del budget e in via extragiudiziale. SmartPM mira a fornire al settore delle costruzioni i dati di cui ha bisogno per costruire un mondo migliore.

La sfida: troppe riunioni, poco tempo

Quando Sarah Clukey ha assunto il ruolo di Director of Customer Success di SmartPM, Read AI era già nel loro stack tecnologico, ma il team è stato più lento nell'adottare tutte le capacità della piattaforma. Il team Customer Success (CS) di SmartPM era inondato di riunioni, da quattro a otto al giorno per CSM, e le attività amministrative di follow-up e preparazione richieste per ogni riunione continuavano a rallentare. Inoltre, la lettura di lunghe trascrizioni e l'estrazione di informazioni utili dai dati delle riunioni richiedeva molto tempo e spesso richiedeva un'intera giornata per prepararsi ai touchpoint esecutivi o ai QBR.

L'approccio: trasformare le riunioni in un sistema di conoscenza

Con l'introduzione di Search Copilot, il team CS di SmartPM ha iniziato ad abbracciare appieno la piattaforma. La capacità di effettuare ricerche rapide su più riunioni e fonti di dati connesse come HubSpot e Gmail ha rivoluzionato il loro flusso di lavoro. Quello che una volta sembrava un archivio indisciplinato di dati sulle riunioni è diventato un sistema di conoscenza vivente che il team poteva utilizzare in pochi secondi. Oggi, il team sfrutta Read AI per:

• Preparazione QBR/Executive: I CSM ora effettuano ricerche in più report sulle riunioni per evidenziare impegni, risultati e stakeholder chiave. «La preparazione di una riunione avrebbe potuto richiedere un'intera giornata. Ora ci vuole forse un'ora», osserva Sarah.
• Automazione del follow-up: viene registrato il 100% delle riunioni con i clienti di CS. Le e-mail di follow-up automatico di Read vengono inviate ai clienti dopo ogni chiamata, eliminando i riepiloghi manuali.
• Standardizzazione: Una libreria di prompt allineata ai tipi di riunione (implementazione, formazione, servizi professionali, punti di contatto esecutivi) offre risultati coerenti in tutto il team.
• Onboarding e abilitazione: Le sessioni settimanali di formazione CS vengono registrate e convertite in SOP, articoli della knowledge base e fogli di lavoro. I nuovi assunti «chiedi prima a Read», quindi convalidano le risposte con una rampa tra pari, accelerando la velocità e verificando le fonti.

L'impatto: un team più proattivo e strategico

Read AI ha cambiato radicalmente il modo in cui opera il team CS di SmartPM, liberando tempo per la strategia e migliorando la trasparenza dei dati tra gli account. Gli impatti sono misurabili:

• Tempo di preparazione dei dirigenti ridotto dell'85-90%: Ciò che una volta richiedeva un'intera giornata ora richiede circa un'ora.
• Riduzione del 70% dei tempi di amministrazione post-riunione: Ora che il follow-up manuale è automatizzato da Read AI, ogni CSM risparmia ~3-6 ore al giorno, o ~15-30 ore alla settimana.

Conclusione

Il morale del team è migliorato, con la sensazione di lavorare «in modo più intelligente, non più duro». I membri del team dedicano più tempo a essere strategici e meno a ricucire il passato.

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