À propos de SmartPM

SmartPM est un logiciel de contrôle de projets de construction piloté par l'IA qui transforme les calendriers de projet en outils dynamiques pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les développeurs. Conçu pour une gestion de projet plus intelligente, SmartPM s'engage à maintenir les projets dans les délais, dans les limites du budget et à l'amiable. SmartPM vise à fournir au secteur de la construction les données dont il a besoin pour construire un monde meilleur.

Le défi : trop de réunions, pas assez de temps

Lorsque Sarah Clukey a pris ses fonctions de directrice de la réussite client de SmartPM, Read AI était déjà dans sa pile technologique, mais l'équipe a mis du temps à adopter toutes les fonctionnalités de la plateforme. L'équipe Customer Success (CS) de SmartPM était inondée de réunions (quatre à huit par jour par SMS), et les tâches de suivi administratif et de préparation requises pour chaque réunion ne cessaient de prendre du retard. En outre, la navigation dans de longues transcriptions et l'extraction d'informations exploitables à partir des données des réunions prenaient beaucoup de temps, et il fallait souvent une journée entière pour préparer les points de contact avec les dirigeants ou les QBR.

L'approche : transformer les réunions en un système de connaissances

Avec l'introduction de Search Copilot, l'équipe CS de SmartPM a commencé à adopter pleinement la plateforme. La possibilité d'effectuer rapidement des recherches dans plusieurs réunions et sources de données connectées telles que HubSpot et Gmail a révolutionné leur flux de travail. Ce qui semblait autrefois être une archive indisciplinée de données de réunion est devenu un système de connaissances évolutif que l'équipe pouvait utiliser en quelques secondes. Aujourd'hui, l'équipe utilise Read AI pour :

• Préparation QBR/Executive : Les CSM effectuent désormais des recherches dans plusieurs rapports de réunions pour identifier les engagements, les résultats et les principales parties prenantes. « La préparation d'une réunion aurait pu prendre une journée entière. Maintenant, cela prend peut-être une heure », note Sarah.
• Automatisation du suivi: 100 % des rendez-vous clients de CS sont enregistrés. Les e-mails de suivi automatiques de Read sont envoyés aux clients après chaque appel, éliminant ainsi les résumés manuels.
• Normalisation : Une bibliothèque rapide adaptée aux types de réunions (mise en œuvre, formation, services professionnels, points de contact avec la direction) fournit des résultats cohérents au sein de l'équipe.
• Intégration et activation : Les sessions hebdomadaires de formation CS sont enregistrées et converties en SOP, articles de base de connaissances et feuilles de travail. Les nouveaux employés « demandent à lire d'abord », puis valident les réponses en accélérant la vitesse de leurs pairs tout en vérifiant les sources.

L'impact : une équipe plus proactive et stratégique

Read AI a fondamentalement changé le mode de fonctionnement de l'équipe CS de SmartPM, libérant du temps pour la stratégie et améliorant la transparence des données entre les comptes. Les impacts sont mesurables :

• Temps de préparation des cadres réduit de 85 à 90 % : Ce qui prenait autrefois une journée complète prend maintenant environ une heure.
• Réduction de 70 % du temps consacré à l'administration après la réunion : Maintenant que le suivi manuel est automatisé par Read AI, chaque CSM économise environ 3 à 6 heures par jour, soit 15 à 30 heures par semaine.

Conclusion

Le moral de l'équipe s'est amélioré, avec le sentiment de travailler « plus intelligemment, pas plus dur ». Les membres de l'équipe passent plus de temps à faire preuve de stratégie et moins de temps à reconstituer le passé.

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