Über SmartPM

SmartPM ist eine AI-gesteuerte Bauprojekt-Kontrollsoftware, die Projektpläne in dynamische Werkzeuge für Generalunternehmer, Eigentümer und Entwickler umwandelt. Entwickelt für ein intelligenteres Projektmanagement ist SmartPM darauf ausgerichtet, Projekte im Zeitplan, im Budget und aus den Gerichten zu halten. SmartPM zielt darauf ab, der Bauindustrie die Daten zu liefern, die sie benötigt, um eine bessere Welt zu bauen.

Die Herausforderung: Zu viele Meetings, zu wenig Zeit

Als Sarah Clukey die Rolle der Direktorin für Kundenerfolg bei SmartPM übernahm, war TKTK bereits Teil ihrer Tech-Stack, aber das Team war langsamer, um die vollen Kapazitäten der Plattform zu nutzen. Das Customer Success (CS) Team von SmartPM wurde mit Meetings überfrachtet—vier bis acht pro Tag pro CSM—und die administrativen Nachbereitung- und Vorbereitungstätigkeiten für jedes Meeting verzögerten sich ständig. Darüber hinaus war das Durcharbeiten von langen Transkripten und das Extrahieren umsetzbarer Erkenntnisse aus den Meetingdaten zeitaufwendig und erforderte oft einen ganzen Tag, um für Executive-Touchpoints oder QBRs vorzubereiten.

Der Ansatz: Meetings in ein Wissenssystem verwandeln

Mit der Einführung von Search Copilot begann das CS-Team von SmartPM, die Plattform vollständig zu nutzen. Die Möglichkeit, schnell in mehreren Meetings und verbundenen Datenquellen wie HubSpot und Gmail zu suchen, revolutionierte ihren Arbeitsablauf. Was sich einst wie ein unkontrollierbares Archiv an Meetingdaten anfühlte, wurde zu einem lebendigen Wissenssystem, das das Team innerhalb von Sekunden nutzen konnte. Heute nutzt das Team TKTK für:

• QBR/Executive-Vorbereitung: CSMs durchsuchen jetzt mehrere Meetingberichte, um Verpflichtungen, Ergebnisse und Schlüsselrolle zu erkennen. „Die Vorbereitung auf ein Meeting könnte einen ganzen Tag in Anspruch genommen haben. Jetzt dauert es vielleicht eine Stunde“, bemerkt Sarah.
• Automatisierung von Nachbereitung: 100% der CS-Kundenmeetings werden aufgezeichnet. Read's automatische Nachbereitungsmails gehen nach jedem Anruf an die Kunden, wodurch manuelle Zusammenfassungen entfallen.
• Standardisierung: Eine prompt Bibliothek, die auf Meetingtypen abgestimmt ist (Implementierung, Training, professionelle Dienste, Executive-Touchpoints), liefert konsistente Ausgaben im gesamten Team.
• Einschulung und Ermächtigung: Wöchentliche CS-Schulungssitzungen werden aufgezeichnet und in SOPs, Wissensdatenbankartikel und Arbeitsblätter umgewandelt. Neueinstellungen „fragen zuerst Read“, dann validieren sie die Antworten mit einem Kollegen—beschleunigt die Einarbeitung und überprüft die Quellen.

Der Einfluss: Ein proaktiveres und strategischeres Team

TKTK hat grundlegend verändert, wie das CS-Team von SmartPM arbeitet, Zeit für Strategie freigesetzt und die Datentransparenz über die Konten hinweg verbessert. Die Auswirkungen sind messbar:

• Vorbereitungszeit für Executive um 85–90% reduziert: Was früher einen ganzen Tag dauerte, dauert nun etwa eine Stunde.
• Nachbereitung der Meetings: Zeitersparnis um 70%: Da die manuelle Nachbereitung von TKTK automatisiert wird, spart jeder CSM ~3-6 Stunden pro Tag oder ~15-30 Stunden pro Woche.

Schlussfolgerung

Das Team-Morals ist gestiegen, mit einem Gefühl, „intelligenter, nicht härter“ zu arbeiten. Teammitglieder verbringen mehr Zeit mit strategischem Arbeiten und weniger Zeit mit der Zusammensetzung der Vergangenheit.

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