Sobre o SmartPM

O SmartPM é um software de controle de projetos de construção orientado por IA que transforma cronogramas de projetos em ferramentas dinâmicas para empreiteiros, proprietários e desenvolvedores em geral. Criado para um gerenciamento de projetos mais inteligente, o SmartPM se dedica a manter os projetos dentro do cronograma, dentro do orçamento e fora dos tribunais. O SmartPM visa fornecer à indústria da construção os dados necessários para construir um mundo melhor.

O desafio: muitas reuniões, pouco tempo

Quando Sarah Clukey assumiu o cargo de Diretora de Sucesso do Cliente da SmartPM, a Read AI já estava em sua pilha de tecnologia, mas a equipe demorou mais para adotar todas as capacidades da plataforma. A equipe de Sucesso do Cliente (CS) da SmartPM foi inundada com reuniões — quatro a oito por dia por CSM — e as tarefas administrativas de acompanhamento e preparação necessárias para cada reunião continuavam atrasadas. Além disso, navegar por longas transcrições e extrair insights acionáveis dos dados da reunião era demorado, muitas vezes levando um dia inteiro para se preparar para pontos de contato executivos ou QBRs.

A abordagem: transformar reuniões em um sistema de conhecimento

Com a introdução do Search Copilot, a equipe de CS da SmartPM começou a adotar totalmente a plataforma. A capacidade de pesquisar rapidamente em várias reuniões e fontes de dados conectadas, como HubSpot e Gmail, revolucionou seu fluxo de trabalho. O que antes parecia um arquivo indisciplinado de dados de reuniões tornou-se um sistema de conhecimento vivo que a equipe podia utilizar em segundos. Hoje, a equipe utiliza o Read AI para:

• Preparação para QBR/Executive: Os CSMs agora pesquisam vários relatórios de reuniões para revelar compromissos, resultados e principais partes interessadas. “A preparação para uma reunião poderia ter levado um dia inteiro. Agora, talvez demore uma hora”, observa Sarah.
• Automação de acompanhamento: 100% das reuniões com clientes da CS são gravadas. Os e-mails de acompanhamento automático do Read são enviados aos clientes após cada ligação, eliminando resumos manuais.
• Padronização: Uma biblioteca rápida alinhada aos tipos de reunião (implementação, treinamento, serviços profissionais, pontos de contato executivos) fornece resultados consistentes em toda a equipe.
• Integração e capacitação: As sessões semanais de educação em ciência da computação são gravadas e convertidas em SOPs, artigos da base de conhecimento e planilhas. Os novos contratados “perguntam primeiro para ler” e depois validam as respostas com uma rampa de velocidade entre colegas enquanto verificam as fontes.

O impacto: uma equipe mais proativa e estratégica

O Read AI mudou fundamentalmente a forma como a equipe de CS da SmartPM opera, liberando tempo para a estratégia e melhorando a transparência dos dados em todas as contas. Os impactos são mensuráveis:

• Tempo de preparação executiva reduzido em 85— 90%: O que antes levava um dia inteiro agora leva cerca de uma hora.
• O tempo administrativo após a reunião foi reduzido em 70%: Agora que o acompanhamento manual é automatizado pela Read AI, cada CSM economiza cerca de 3-6 horas por dia ou cerca de 15-30 horas por semana.

Conclusão

O moral da equipe melhorou, com a sensação de trabalhar “de forma mais inteligente, não mais árdua”. Os membros da equipe passam mais tempo sendo estratégicos e menos tempo juntando o passado.

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