SmartPM について

SmartPMは、プロジェクトスケジュールをゼネコン、所有者、開発者向けの動的なツールに変換するAI主導の建設プロジェクト管理ソフトウェアです。よりスマートなプロジェクト管理を実現するために構築された SmartPM は、プロジェクトをスケジュール通り、予算内、そして法廷外で行えるようにすることに特化しています。SmartPM は、建設業界がより良い世界を築くために必要なデータを提供することを目指しています。

課題:会議が多すぎて、時間が足りない

Sarah ClukeyがSmartPMのカスタマーサクセスディレクターに就任したとき、Read AIはすでに技術スタックに含まれていましたが、チームはまだプラットフォームの全機能を採用していませんでした。SmartPM のカスタマーサクセス (CS) チームには、1 つの CSM につき 1 日 4 ～ 8 回の会議が殺到し、各会議に必要な管理上のフォローアップや準備作業は遅れ続けていました。さらに、長文の記録を整理したり、会議データから実行可能なインサイトを抽出したりするには時間がかかり、経営幹部とのタッチポイントや QBR の準備に丸一日かかることがよくありました。

アプローチ:会議を知識体系に変える

Search Copilotの導入により、SmartPMのCSチームはこのプラットフォームを全面的に採用し始めました。複数の会議や HubSpot や Gmail などの接続されたデータソースをすばやく検索できるようになったことで、彼らのワークフローは大きく変わりました。かつては管理しきれない会議データのアーカイブのように思われていたものが、チームが数秒で利用できる生きた知識システムになりました。現在、チームはRead AI を以下の目的で活用しています。

• QBR/エグゼクティブ・プレップ: CSM は複数の会議レポートを検索して、コミットメント、成果、主要な利害関係者を明らかにするようになりました。「会議の準備には丸一日かかることもありました。今では 1 時間ほどかかるかもしれません」と Sarah 氏は指摘します。
• フォローアップ自動化: CS のお客様とのミーティングは 100% 記録されています。Read では、電話のたびに自動的にフォローアップメールがお客様に送信されるため、手作業による要約作業が不要になります。
• 標準化: 会議の種類 (実装、トレーニング、プロフェッショナルサービス、経営陣との接点) に合わせたプロンプトライブラリにより、チーム全体で一貫したアウトプットが得られます。
• オンボーディングとイネーブルメント: 毎週のCS教育セッションは記録され、SOP、ナレッジベースの記事、ワークシートに変換されます。新入社員は「最初に読んで聞く」後、同僚と回答を検証します。これにより、情報源を事実確認しながらスピードアップを図ることができます。

インパクト:より積極的で戦略的なチーム

Read AI は、SmartPM の CS チームの運営方法を根本的に変えました。これにより、戦略に時間を割けるようになり、アカウント間のデータの透明性が向上しました。その影響は計り知れません。

• エグゼクティブ・プレップ・タイムの85～ 90% 短縮：かつては丸一日かかっていたものが、今では約1時間かかります。
• 会議後の管理作業時間を 70% 削減:Read AI によって手動フォローアップが自動化されるようになったため、各 CSM は 1 日あたり 3 ～ 6 時間、つまり 1 週間あたり 15 ～ 30 時間の節約になります。

結論

チームの士気も向上し、「よりハードに働くのではなく、よりスマートに」働けるようになりました。チームメンバーは、過去をつなぎ合わせる時間を減らして、戦略的なことに多くの時間を費やしています。

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