Particle41 ist ein Softwareentwicklungsunternehmen, das sich auf die Bereitstellung leistungsstarker technischer Teams spezialisiert hat, um die komplexesten technischen Ziele der Kunden zu bewältigen. Da das Unternehmen mit zunehmender Nachfrage nach AI-Beratung und fractional CTO-Diensten wächst, ist der Vertriebsleiter Tony J. Reese damit beauftragt, ein modernes, skalierbares Vertriebsframework aufzubauen. Mit einem schlanken Team und ehrgeizigen Zielen wandte sich Reese an Read AI, um Verwaltungsarbeit auszulagern, die Kommunikation zu zentralisieren und smarte, umsetzbare Einsichten zu gewinnen – alles direkt in die HubSpot CRM des Teams integriert.

Was als automatisierte Notizlösung begann, entwickelte sich schnell zu etwas mehr: einem personalisierten AI-Partner, der mit dem Team lernt und zeitsparende Vorhersagen und Empfehlungen für die Phase des Geschäftes bietet, die Produktivität freischalten und Entscheidungsfindung präzisieren.

Die Herausforderung

Reese trat Particle41 in einer Phase wachsender Nachfrage und interner Transformation bei. Seine zentralen Herausforderungen waren:

• Unzusammenhängende Prozesse: Vertriebs-, Produktions- und Marketingteams hatten keine einheitliche Wahrheit für Besprechungsnotizen und Kundenstatus.
  
• Zeitaufwendige Verwaltung: Das Protokollieren von Besprechungsnotizen, Aktualisieren von CRM-Feldern und Koordinieren von Übergaben beanspruchten Zeit von wertvoller Arbeit.
  
• Verkaufen im Maßstab: Reese musste einen wiederholbaren Prozess in HubSpot aufbauen, der zukünftige Einstellung unterstützen und auf einen sich schnell entwickelnden AI-Markt reagieren kann.
  
• Navigieren Unsicherheit: Kunden waren von AI fasziniert, aber unsicher, wie sie es implementieren sollten – Reese benötigte mehr Zeit für Beratungsgespräche und weniger für die Koordination im Hintergrund.
  
  

Der Ansatz

Particle41 integrierte Read AI in jeden Schritt ihres Vertriebs-Workflows und konzentrierte sich auf Funktionen, die die größte Wirkung erzielen würden:

• CRM Copilot: Read AI generiert automatisch detaillierte Besprechungsnotizen und synchronisiert sie mit HubSpot, was eine vollständige Sichtbarkeit über die Teams ermöglicht, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
  
• Empfehlungen zum Deal-Stage: Read AI schlägt proaktiv nächste Schritte in HubSpot basierend auf Meetings, E-Mails und anderer Kommunikation vor und bringt oft Ideen, die Reese in Teamplanungsdiskussionen einbringt.
  
• Search Copilot: Reese erkundet jetzt den integrierten Zugriff auf ChatGPT und Claude für Echtzeiteinblicke direkt innerhalb der Read-Oberfläche, wodurch das Wechseln zwischen Tools überflüssig wird.
  
• Verhaltenscoaching: Reese integriert die Echtzeit-Verhaltensempfehlungen von Read AI, wie das Anpassen von Sprechgeschwindigkeit oder Tonfall, die jetzt Teil seines persönlichen Entwicklungsplans sind.
  
  

Die Ergebnisse

1–1,5 Stunden pro Besprechung gespart

Da Read AI Dokumentation und Aktualisierungen übernimmt, schätzt Reese, dass er bis zu 1,5 Stunden pro Meeting spart, so kann er sich auf den Aufbau von Beziehungen und strategische Vertriebsarbeit konzentrieren.

80 % Genauigkeit bei Empfehlungen—und steigend

Read AI passt sich kontinuierlich an Reese’s Stil, Funnel und Prozess an und macht bessere Empfehlungen, je häufiger es benutzt wird.

„Es lernt mich kennen und beginnt, so zu denken wie ich.“

33 % Team-Power-Boost

Für eine Vertriebs- und Marketingorganisation mit nur drei Personen fungiert Read als viertes Teammitglied und bietet Erinnerungen, Anstöße und CRM-Vorhersagen, die das Rätselraten eliminieren.

„Es ist, als hätte man einen proaktiven Assistenten, der bereits weiß, wie wir arbeiten.“

2x schnellere Übergaben mit zentralisierten Deal-Daten

Jeder Stakeholder sieht dieselben Besprechungsnotizen, Maßnahmen und Deal-Status und reduziert dadurch Besprechungsstatus und macht Übergaben zwischen Vertrieb und Lieferung nahtlos.

„Daten sind das neue Gold. Und je genauer die Daten, desto schneller treffen wir Entscheidungen.“

100 % gesteigertes Vertrauen in einem unsicheren Markt

Während Kunden erkunden, wie sie AI übernehmen können, sieht Reese Read AI als einen Unterscheidungsfaktor – nicht nur für interne Effizienz, sondern um Kunden zu zeigen, wie moderne, AI-gestützte Arbeit aussieht.

„Read AI hilft, die Lücke von Unsicherheit zu Klarheit zu überbrücken. Es lässt uns zukunftsbereit aussehen.“

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