Über Instrument

Instrument ist ein Designunternehmen, das Marken wie Nike, Google, Oura, Uber und mehr dabei hilft, ihr volles Potenzial zu entfalten. Nicht überraschend, sind sie bestrebt, mit führenden aufkommenden Technologien zu experimentieren, die den kreativen Prozess entfesseln. 

In ihren Worten sind diese führenden Technologien "Instrumente der Zukunft der Branche" und ermöglichen es ihnen, größeren Wert zu liefern, da sie modernes Branding und Kreativität neu definieren. Sie wissen, wie wir alle, dass die Beseitigung unnötiger Aufgaben und die Priorisierung von strategischem Denken und wertvollen Aufgaben der Schlüssel zur Erfüllung dieses Engagements sind.   

Die Herausforderung: Meeting-Überlastung und Abdeckung

Als Instrument expandierte, standen ihre Teams vor einem bekannten Schmerzpunkt: Meeting an Meeting, oft mit zwei Mitarbeitern anwesend (einer, um das Gespräch zu lenken, und ein weiterer, um es für die Verbreitung festzuhalten). Dies band mehrere Personen gleichzeitig und ließ wenig Zeit für strategische Innovation und kreative Arbeit. Die Qualität der Meeting-Dokumentation variierte stark, und Teammitglieder mussten oft Diskussionen wiederholen, um Punkte zu klären oder verpasste Informationen abzurufen. 

Instrument berechnete, dass sie durchschnittlich 25 Stunden damit verbrachten, doppelt an Meetings teilzunehmen, und 2–3 Stunden pro Woche damit, Aktionspunkte zu klären und Diskussionen zu wiederholen, was zu Projektverzögerungen führte. Es fehlte ihnen auch an einem zentralen Wissensgraphen, der mit einer Konversationsfrage abgefragt werden konnte, um Fragen zu vergangener Arbeit, aktuellen Projekten und bereits getroffenen Entscheidungen zu beantworten.

Der Ansatz: Nahtlose Integration von Read AI

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, integrierte Instrument Read AI in seine Meeting-Workflows und fügte Google und Slack-Integrationen hinzu. Sofort wurden 50 % der Instrument-Teammitglieder für wertvollere Arbeit und mehr kreativen Output freigesetzt, und das Team konnte mit KI-gestützten Enterprise-Suchen experimentieren. 

Das Team fand Wert in der einfachen Möglichkeit, Meeting-Zusammenfassungen mit einem Klick zu teilen, komplett mit Videoaufzeichnungen, was sicherstellt, dass alle Beteiligten, unabhängig von der Teilnahme, informiert und abgestimmt sind.

Darüber hinaus muss das Team keine Meeting-Berichte mehr durchlesen, da alle Meeting-Berichte in einen gemeinsamen Wissensgraphen integriert sind. Stattdessen können sie den Search Copilot nach Erkenntnissen fragen und eine dynamische Konversation mit dem geteilten Wissen ihres Teams führen, um wichtige Details herauszufiltern, und dann entsprechende nächste Schritte entwerfen. 

„Ich brauchte eine prägnante Zusammenfassung zusammen mit einem Video, um sie intern mit Teamkollegen und Beteiligten zu teilen. Dies war ein so mächtiges Werkzeug, um organisiert zu bleiben, und das Teilen mit meinem Team/meinen Beteiligten ist so einfach. - Diana Nguyen, Senior Director of Operations

Die Ergebnisse: Verbesserte Effizienz und reduzierte administrative Belastung

50 % weniger Meeting-Teilnehmer: Das Meeting-Verhalten änderte sich fast sofort. Jetzt, wenn nur ein Vertreter von Instrument an einem Meeting teilnimmt, sorgt Read AI für umfassende Dokumentation, sodass das breitere Team Einblicke erhält, ohne zusätzliche Meetings zu benötigen.

„Während einer wichtigen kürzlichen Implementierung musste ein sehr schlankes Strategie/Interviewer-Team eine Vielzahl von Beteiligten befragen. In mehreren dieser Meetings konnte der Interviewer der Einzige sein, der teilnehmen konnte – niemand konnte sie unterstützen, indem Notizen zum Interview gemacht wurden. Mein Read-Assistent in diesen Meetings hat mir sofort Zugriff auf dieses Material gegeben, ohne den Interviewer zu bremsen, und ermöglichte es uns auch, effizienter zu trennen und zu erobern, ohne die Teamgröße erhöhen zu müssen." - Andrew Barden, Leiter Geschäftsbetrieb

130 Stunden pro Mitarbeiter eingespart: Mitarbeiter berichteten, dass sie täglich etwa 15-30 Minuten an der Notensynthese sparen. Dies bedeutet eine Zeitersparnis von mehr als drei Wochen pro Jahr und Mitarbeiter.

„Als jemand, der ständig von Meeting zu Meeting wechselt, brauchte ich ein Tool, um dem Team schnell Zusammenfassungen bereitzustellen, ohne sich um das Aufräumen von Notizen kümmern zu müssen. Read AI war unschätzbar – es spart mir Zeit und stellt sicher, dass nichts durch die Lücken fällt." - Peter Black, Senior Producer

25 % weniger Überprüfungszyklen: Die Fähigkeit, schnell auf Feedbacks aus Meetings zuzugreifen, reduzierte die Anzahl der Überprüfungszyklen mit Kunden, minimierte das Projekt-„Drehen“ und beschleunigte die Zeitpläne.

„Ich bin oft zu vergangenen Meetings zurückgegangen, um spezifische Informationen abzurufen – und es war wirklich eine Lebensrettung und hat meine eigenen Stresslevel gesenkt. " - Diana Nguyen, Senior Director of Operations

Weniger Stress: Teammitglieder erlebten ein niedrigeres Stressniveau in dem Wissen, dass Read AI zuverlässig Meeting-Details erfasste, die jederzeit abgerufen werden konnten.

"Dieses Tool ist ein wesentlicher Bestandteil meiner täglichen Arbeit geworden – es ist etwas, auf das ich mich wirklich verlassen kann." - Diana Nguyen, Senior Director of Operations

Fazit

Indem Instrument Read AI in seinen Workflow integriert hat, reduzierte es administrative Aufgaben wie manuelle Notizenaufnahme, Vorablesen und die Suche nach Details, und das gesamte Team konnte sich auf strategisches Denken, Innovation und höherwertige Arbeit konzentrieren. Dies führt zu effektiverer Entscheidungsfindung, gesteigerter Produktivität in den Teams und einem größeren Einfluss auf den ROI unserer Kunden.

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