Sobre o instrumento

Instrumento é uma empresa de design que ajuda marcas como Nike, Google, Oura, Uber e outras a liberar todo o seu potencial. Não é de surpreender que eles estejam comprometidos em experimentar as principais tecnologias emergentes que desencadeiam o processo criativo.

Em suas palavras, essas tecnologias líderes são “instrumentos do futuro do setor” e permitem que elas ofereçam maior valor à medida que redefinem a marca e a criatividade modernas. Eles sabem, como todos nós, que eliminar o trabalho intenso e priorizar o pensamento estratégico e as tarefas de alto valor é a chave que esse compromisso exige.

O desafio: enfrentar a sobrecarga e a cobertura

À medida que a Instrument crescia, suas equipes enfrentaram um problema familiar: reuniões consecutivas, geralmente com dois funcionários presentes (um para orientar a conversa e outro para capturá-la para disseminação). Isso atraiu várias pessoas ao mesmo tempo e deixou pouco tempo para inovação estratégica e trabalho criativo. A qualidade da documentação da reunião variou muito, e os membros da equipe muitas vezes precisavam revisitar as discussões para esclarecer pontos ou recuperar informações perdidas.

O instrumento calculou que eles passaram uma média de 25 horas se dedicando às reuniões e de 2 a 3 horas por semana esclarecendo itens de ação e revisitando discussões, levando a atrasos no projeto. Eles também não tinham um gráfico de conhecimento central que pudesse ser apresentado com uma pergunta conversacional para responder perguntas sobre trabalhos anteriores, projetos atuais e decisões já acordadas.

A abordagem: integração perfeita do Read AI

Para enfrentar esses desafios, a Instrument integrou o Read AI em seus fluxos de trabalho de reuniões e adicionou integrações com o Google e o Slack. Imediatamente, 50% dos membros da equipe da Instrument foram liberados para trabalhos de maior valor e mais resultados criativos, e a equipe pôde experimentar a pesquisa corporativa baseada em IA.

A equipe encontrou valor na facilidade de compartilhar resumos de reuniões com um clique, com gravações em vídeo, o que garante que todas as partes interessadas, independentemente da participação, estejam informadas e alinhadas.

Além disso, ao integrar todos os relatórios da reunião em um gráfico de conhecimento compartilhado, a equipe também não precisa mais ler os relatórios das reuniões. Em vez disso, eles podem solicitar informações ao Search Copilot e ter uma conversa dinâmica com o conhecimento compartilhado de sua equipe para extrair os detalhes importantes e, em seguida, planejar as próximas etapas de acordo.

“Eu precisava de uma recapitulação concisa junto com um vídeo para compartilhar internamente com colegas de equipe e partes interessadas. Essa foi uma ferramenta muito poderosa para me ajudar a me manter organizada e compartilhar com minha equipe/partes interessadas é muito fácil. “- Diana Nguyen, diretora sênior de operações

Os resultados: maior eficiência e redução da carga administrativa

50% menos participantes da reunião: O comportamento da reunião mudou quase instantaneamente. Agora, quando apenas um representante da Instrument participa de uma reunião, a Read AI garante uma documentação abrangente, permitindo que a equipe mais ampla acesse insights sem precisar de reuniões adicionais.

“Durante uma grande implementação recente, uma equipe de estratégia/entrevistadores muito enxuta precisou entrevistar uma grande variedade de partes interessadas. Em várias dessas reuniões, o entrevistador foi o único que pôde participar — ninguém foi capaz de apoiá-los fazendo anotações da entrevista. Ter meu assistente de leitura nessas reuniões imediatamente me deu acesso a esse material sem atrasar o entrevistador e também nos permitiu dividir e conquistar com mais eficiência, sem precisar aumentar o tamanho da equipe.” - Andrew Barden, líder de operações de entrega

130 horas economizadas por funcionário: Os funcionários relataram economizar aproximadamente 15 a 30 minutos diários na síntese de notas. Isso se traduz em liberar mais de três semanas por ano em economia de tempo por funcionário.

“Como alguém pulava constantemente de reunião em reunião, eu precisava de uma ferramenta para fornecer rapidamente resumos à equipe, sem o incômodo de limpar as anotações. O Read AI tem sido inestimável — ele me poupa tempo e garante que nada passe despercebido.” - Peter Black, produtor sênior

25% menos ciclos de revisão: A capacidade de revisar rapidamente o feedback obtido durante as reuniões reduziu o número de ciclos de análise com os clientes, minimizando a “rotação” do projeto e acelerando os cronogramas.

“Sempre voltei às reuniões anteriores para recuperar informações específicas — e isso realmente salvou minha vida e reduziu meus próprios níveis de estresse.” - Diana Nguyen, diretora sênior de operações

Menos estresse: Os membros da equipe experimentaram níveis mais baixos de estresse sabendo que o Read AI capturou de forma confiável os detalhes da reunião, que poderiam ser consultados a qualquer momento.

“Essa ferramenta se tornou uma parte essencial do meu trabalho diário — é algo em que posso realmente confiar.” - Diana Nguyen, diretora sênior de operações

Conclusão

Ao integrar o Read AI em seu fluxo de trabalho, a Instrument reduziu tarefas administrativas, como anotações manuais, leituras prévias e busca de detalhes, e toda a equipe conseguiu subir de nível em pensamento estratégico, inovação e trabalho de alto valor. Isso leva a uma tomada de decisão mais eficaz, maior produtividade entre as equipes e um maior impacto no ROI de nossos clientes.

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