Acerca de Instrument

Instrumento es una empresa de diseño que ayuda a marcas como Nike, Google, Oura, Uber y más a desarrollar todo su potencial. No es sorprendente que se comprometan a experimentar con las principales tecnologías emergentes que dan rienda suelta al proceso creativo.

En sus palabras, estas tecnologías líderes son «instrumentos del futuro de la industria» y les permiten ofrecer un mayor valor a medida que redefinen la marca y la creatividad modernas. Saben, como todos nosotros, que eliminar el trabajo ajetreado y priorizar el pensamiento estratégico y las tareas de alto valor es lo que requiere este compromiso.

El desafío: hacer frente a la sobrecarga y la cobertura

A medida que Instrument crecía, sus equipos se enfrentaban a un problema conocido: reuniones consecutivas, a menudo con la presencia de dos empleados (uno para guiar la conversación y otro para capturarla y difundirla). Esto implicaba a varias personas a la vez y dejaba poco tiempo para la innovación estratégica y el trabajo creativo. La calidad de la documentación de las reuniones variaba mucho y, con frecuencia, los miembros del equipo tenían que revisar los debates para aclarar puntos o recuperar la información que habían omitido.

Instrument calculó que dedicaban un promedio de 25 horas a duplicar las reuniones y de 2 a 3 horas por semana aclarando las acciones y revisando las discusiones, lo que provocó retrasos en los proyectos. Además, carecían de un gráfico de conocimientos central al que pudiesen responder con una pregunta conversacional sobre el trabajo realizado en el pasado, los proyectos actuales y las decisiones ya acordadas.

El enfoque: integración perfecta de Read AI

Para hacer frente a estos desafíos, Instrument integró Read AI en sus flujos de trabajo de reuniones y añadió integraciones con Google y Slack. De inmediato, el 50% de los miembros del equipo de Instrument quedaron libres para dedicarse a trabajos de mayor valor y a una producción más creativa, y el equipo pudo experimentar con la búsqueda empresarial basada en inteligencia artificial.

El equipo encontró valor en la facilidad de compartir los resúmenes de las reuniones con un clic, junto con grabaciones de vídeo, lo que garantiza que todas las partes interesadas, independientemente de su asistencia, estén informadas y alineadas.

Además, al integrar todos los informes de las reuniones en un gráfico de conocimiento compartido, el equipo ya no necesita leer los informes de las reuniones. En su lugar, pueden solicitar información a Search Copilot para obtener información y mantener una conversación dinámica con los conocimientos compartidos de su equipo para obtener los detalles importantes y, después, diseñar los próximos pasos en consecuencia.

«Necesitaba un resumen conciso junto con un vídeo para compartirlo internamente con los compañeros de equipo y las partes interesadas. Fue una herramienta muy poderosa que me ayudó a mantenerme organizada y compartir con mi equipo y las partes interesadas es muy fácil». - Diana Nguyen, directora sénior de operaciones

Los resultados: mejora de la eficiencia y reducción de la carga administrativa

Un 50% menos de asistentes a las reuniones: El comportamiento de las reuniones cambió casi al instante. Ahora, cuando solo un representante de Instrument asiste a una reunión, Read AI garantiza una documentación completa, lo que permite al equipo en general acceder a la información sin necesidad de reuniones adicionales.

«Durante una importante implementación reciente, un equipo de entrevistadores y estrategas muy reducido necesitó entrevistar a una amplia variedad de partes interesadas. En varias de esas reuniones, el entrevistador era el único que podía participar; nadie podía apoyarlos tomando notas de la entrevista. Contar con la presencia de mi asistente de lectura en esas reuniones me permitió acceder de inmediato a ese material sin que el entrevistador fuera demasiado lento, y también nos permitió dividirnos y triunfar de forma más eficaz sin necesidad de aumentar el tamaño del equipo». - Andrew Barden, jefe de operaciones de entrega

130 horas ahorradas por empleado: Los empleados informaron que ahorraban aproximadamente entre 15 y 30 minutos diarios en la síntesis de notas. Esto se traduce en un ahorro de tiempo por empleado de más de tres semanas al año.

«Como alguien que pasaba constantemente de una reunión a otra, necesitaba una herramienta que pudiera ofrecer resúmenes rápidamente al equipo sin la molestia de tener que limpiar las notas. Read AI ha tenido un valor incalculable: me ahorra tiempo y garantiza que nada pase desapercibido». - Peter Black, productor sénior

25% menos de ciclos de revisión: La capacidad de revisar rápidamente los comentarios capturados durante las reuniones redujo la cantidad de ciclos de revisión con los clientes, lo que minimizó el «giro» del proyecto y aceleró los plazos.

«Con frecuencia he vuelto a las reuniones anteriores para recuperar información específica, y realmente me ha salvado la vida y ha reducido mis propios niveles de estrés». - Diana Nguyen, directora sénior de operaciones

Menos estrés: Los miembros del equipo experimentaron niveles de estrés más bajos al saber que Read AI capturaba de manera confiable los detalles de las reuniones, a los que se podía hacer referencia en cualquier momento.

«Esta herramienta se ha convertido en una parte esencial de mi trabajo diario; es algo en lo que realmente puedo confiar». - Diana Nguyen, directora sénior de operaciones

Conclusión

Al integrar Read AI en su flujo de trabajo, Instrument redujo las tareas administrativas, como la toma manual de notas, las lecturas previas y la búsqueda de detalles, y todo el equipo pudo avanzar en el pensamiento estratégico, la innovación y el trabajo de mayor valor. Esto se traduce en una toma de decisiones más eficaz, en un aumento de la productividad de los equipos y en un mayor impacto en el ROI de nuestros clientes.

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