О компании Instrument

Instrument — компания по дизайну, которая помогает таким брендам, как Nike, Google, Oura, Uber и многим другим раскрыть их полный потенциал. Неудивительно, что они стремятся к экспериментированию с передовыми новыми технологиями, которые раскрывают творческий процесс. 

По их словам, эти передовые технологии являются «инструментами будущего индустрии» и позволяют им предоставлять больше ценности по мере переосмысления современного брендинга и креативности. Они знают, как и все мы, что устранение рутинной работы и приоритизация стратегического мышления и задач с высокой добавленной стоимостью — это ключ к реализации их обязательств.

Cложности: Перегруженность встречами и администрирование

По мере масштабирования Instrument команды столкнулись с знакомой проблемой: встречи следовали одна за другой, часто с двумя сотрудниками (один для ведения беседы, другой - для фиксирования и распространения информации). Это занимало нескольких людей одновременно, оставляя мало времени для стратегических инноваций и креативной работы. Качество документации встреч значительно варьировалось, и членам команды часто приходилось возвращаться к обсуждениям, чтобы уточнить моменты или восполнить упущенную информацию.

Instrument подсчитал, что он тратит в среднем 25 часов на дублирование встреч и 2–3 часа в неделю на уточнение пунктов действий и возвращение к обсуждениям, что ведет к задержкам в проектах. Им также не хватало центрального графа знаний, который можно было бы задать вопрос в разговорной форме для получения ответов о прошлой работе, текущих проектах и уже принятых решениях.

Подход: Бесшовная интеграция Read AI

Для решения этих задач Instrument интегрировал Read AI в свои рабочие процессы встреч и добавил интеграции с Google и Slack. Сразу 50% сотрудников Instrument освободились для работы с более высокой добавленной стоимостью и увеличили объем креативного выхода, а команда получила возможность экспериментировать с поиском на уровне предприятия с помощью AI.

Команда нашла ценность в простоте обмена сводками встреч одним кликом, включая видеозаписи, что гарантировало, что все заинтересованные стороны, независимо от присутствия, были информированы и согласованы.

Кроме того, интегрирование всех отчетов по встречам в общий граф знаний позволило команде больше не читать отчеты о встречах. Вместо этого они могут просить Search Copilot предоставить инсайты и вести динамическую беседу с общими знаниями команды, извлекая важные детали и разрабатывая следующие шаги соответственно.

«Мне нужна была краткая сводка вместе с видео для внутреннего обмена с коллегами и заинтересованными сторонами. Это был мощный инструмент, который помогал мне оставаться организованным, и делиться с моей командой и заинтересованными сторонами оказалось очень легко. “ - Diana Nguyen, Старший директор по операциям

Результаты: Улучшение эффективности и снижение административной нагрузки

На 50% меньше участников встреч: Поведение на встречах изменилось практически мгновенно. Теперь, когда на встречу приходит только один представитель Instrument, Read AI обеспечивает полную документацию, позволяя более широкой команде получать инсайты без необходимости в дополнительных встречах.

«Во время крупной недавней реализации, небольшая команда стратегов и интервьюеров должна была опросить широкий круг заинтересованных сторон. На многих из этих встреч интервьюер был единственным, кто мог присутствовать – никто не мог поддержать их, делая заметки с интервью. Наличие моего ассистента Read на таких встречах сразу предоставляло мне доступ к этому материалу, не замедляя интервьюера, и также позволяло нам более эффективно разделиться и управлять, не увеличивая размер команды.» - Andrew Barden, Руководитель операций по доставке

130 часов сэкономлено на сотрудника: Сотрудники сообщили, что экономят примерно 15–30 минут ежедневно на синтезе заметок. Это означает, что каждый сотрудник освобождает более трех недель в году благодаря экономии времени.

„Как человек, который постоянно переходит с одной встречи на другую, мне нужен был инструмент, который быстро обеспечивал бы сводки для команды, без необходимости в чистке заметок. Read AI оказалась незаменимой — она экономит мое время и гарантирует, что ничего не упущено.“ - Peter Black, Старший продюсер

На 25% меньше циклов пересмотра: Возможность быстро пересматривать захваченную во время встреч обратную связь уменьшила количество циклов пересмотра с клиентами, минимизировав проектный «загруз» и ускорив сроки.

«Я часто возвращался к прошлым встречам, чтобы извлечь конкретную информацию — и это действительно спасало, снижая уровень стресса. “ - Diana Nguyen, Старший директор по операциям

Меньше стресса: Члены команды испытывали меньше стресса, зная, что Read AI надежно фиксирует детали встреч, которые можно было бы в любой момент использовать в качестве ссылки.

«Этот инструмент стал неотъемлемой частью моей повседневной работы — это то, на что я действительно могу положиться.“ - Diana Nguyen, Старший директор по операциям

Заключение

Интегрируя Read AI в свои рабочие процессы, Instrument сократил административные задачи, такие как ручное ведение записей, предписания и поиск деталей, и вся команда смогла подняться на новый уровень в стратегическом мышлении, инновациях и работе с более высокой добавленной стоимостью. Это ведет к более эффективному принятию решений, увеличению производительности в команде и большему влиянию на доходность инвестиций наших клиентов.

‍

‍