À propos de l'instrument

Instrument est une société de design qui aide des marques comme Nike, Google, Oura, Uber et bien d'autres à exploiter tout leur potentiel. Il n'est donc pas surprenant qu'ils se soient engagés à expérimenter des technologies émergentes de pointe qui libèrent le processus créatif.

Selon eux, ces technologies de pointe sont des « instruments de l'avenir de l'industrie » et leur permettent d'apporter une plus grande valeur tout en redéfinissant l'image de marque et la créativité modernes. Ils savent, comme nous tous, que l'élimination des tâches surchargées et la priorisation de la réflexion stratégique et des tâches à forte valeur ajoutée constituent le moyen de débloquer cet engagement.

Le défi : faire face à la surcharge et à la couverture

Au fur et à mesure de l'évolution d'Instrument, leurs équipes ont dû faire face à un problème familier : des réunions consécutives, souvent en présence de deux employés (l'un pour guider la conversation, l'autre pour la capturer à des fins de diffusion). Cela a mobilisé plusieurs personnes à la fois et a laissé peu de temps pour l'innovation stratégique et le travail créatif. La qualité de la documentation des réunions était très variable et les membres de l'équipe devaient souvent revenir sur les discussions pour clarifier des points ou récupérer des informations manquantes.

Instrument a calculé qu'ils passaient en moyenne 25 heures à doubler les réunions et 2 à 3 heures par semaine à clarifier les mesures à prendre et à revoir les discussions, ce qui a retardé les projets. Ils ne disposaient pas non plus d'un graphique de connaissances central pouvant être accompagné d'une question conversationnelle pour répondre à des questions sur les travaux antérieurs, les projets en cours et les décisions déjà convenues.

L'approche : intégration fluide de Read AI

Pour relever ces défis, Instrument a intégré Read AI à ses flux de travail de réunion et a ajouté des intégrations avec Google et Slack. Immédiatement, 50 % des membres de l'équipe Instrument ont été libérés pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et à une production plus créative, et l'équipe a pu expérimenter la recherche d'entreprise alimentée par l'IA.

L'équipe a apprécié la facilité de partage des résumés des réunions en un clic, accompagnés d'enregistrements vidéo, ce qui garantit que toutes les parties prenantes, quelle que soit leur présence, sont informées et alignées.

De plus, en intégrant tous les rapports de réunion dans un graphe de connaissances partagé, l'équipe n'a plus besoin de lire les rapports de réunion. Au lieu de cela, ils peuvent demander des informations à Search Copilot et engager une conversation dynamique avec les connaissances partagées de leur équipe pour extraire les informations importantes, puis concevoir les prochaines étapes en conséquence.

« J'avais besoin d'un résumé concis ainsi que d'une vidéo à partager en interne avec mes coéquipiers et les parties prenantes. C'était un outil tellement puissant qui m'a aidée à rester organisée et il est si facile de partager avec mon équipe et les parties prenantes. » - Diana Nguyen, directrice principale des opérations

Les résultats : une efficacité accrue et une réduction de la charge administrative

50 % de participants en moins aux réunions : Le comportement des réunions a changé presque instantanément. Désormais, lorsqu'un seul représentant d'Instrument assiste à une réunion, Read AI garantit une documentation complète, permettant à l'ensemble de l'équipe d'accéder à des informations sans avoir besoin de réunions supplémentaires.

« Lors d'une récente mise en œuvre majeure, une équipe très restreinte chargée de la stratégie et des enquêteurs a dû interroger un large éventail de parties prenantes. Lors de plusieurs de ces réunions, l'intervieweur était le seul à pouvoir participer ; personne n'a pu le soutenir en prenant des notes de l'entretien. La présence de mon assistant de lecture lors de ces réunions m'a immédiatement permis d'accéder à ce matériel sans ralentir l'intervieweur, et nous a également permis de diviser pour mieux régner sans avoir à augmenter la taille de l'équipe. » - Andrew Barden, responsable des opérations de livraison

130 heures économisées par salarié : Les employés ont déclaré économiser environ 15 à 30 minutes par jour sur la synthèse des notes. Cela se traduit par un gain de temps de plus de trois semaines par an par employé.

« Comme je passais constamment d'une réunion à l'autre, j'avais besoin d'un outil pour fournir rapidement des récapitulatifs à l'équipe sans avoir à nettoyer les notes. Read AI a été d'une valeur inestimable : il me permet de gagner du temps et de m'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. » - Peter Black, producteur senior

25 % de cycles de révision en moins : La possibilité de revoir rapidement les commentaires recueillis lors des réunions a permis de réduire le nombre de cycles d'évaluation avec les clients, de minimiser la « rotation » des projets et d'accélérer les délais.

« Je suis souvent revenue à des réunions précédentes pour récupérer des informations spécifiques. Cela m'a vraiment sauvé la vie et m'a permis de réduire mon niveau de stress. » - Diana Nguyen, directrice principale des opérations

Moins de stress : Les membres de l'équipe ont ressenti un niveau de stress moindre en sachant que Read AI capturait de manière fiable les détails des réunions, qui pouvaient être référencés à tout moment.

« Cet outil est devenu un élément essentiel de mon travail quotidien. Je peux vraiment compter sur lui. » - Diana Nguyen, directrice principale des opérations

Conclusion

En intégrant Read AI à son flux de travail, Instrument a réduit les tâches administratives telles que la prise de notes manuelle, les lectures préalables et la recherche de détails, et toute l'équipe a pu passer au niveau supérieur en matière de réflexion stratégique, d'innovation et de travail à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par une prise de décision plus efficace, une productivité accrue au sein des équipes et un impact plus important sur le retour sur investissement de nos clients.

‍

‍